Erklärung

Datenverarbeitung und KI-Funktionen

Welche Daten FlowEngine bei der Verarbeitung an welche Dienste gibt, welche KI-Anbieter sich einstellen lassen und wer darüber entscheidet.

Fachlich geprüft am 30. Oktober 2026 · Stand 2026.10

Dieser Artikel beschreibt, welche Daten FlowEngine bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente an welche Dienste gibt, welche KI-Anbieter sich einstellen lassen und wer darüber entscheidet. Welche Dienste in Ihrer Installation tatsächlich beteiligt sind, legt der Betreiber Ihrer Installation fest; dieser Artikel nennt deshalb die möglichen Wege und ihre Voraussetzungen.

Wo Ihre Dokumente gespeichert werden#

FlowEngine speichert die Originaldatei jedes Dokuments zusammen mit den erkannten Daten, den Korrekturen und der Dokumenthistorie in der Datenbank Ihrer FlowEngine-Installation. Löschen Sie ein Dokument, entfernt FlowEngine es mit seinen erkannten Daten und seiner Historie aus der Anwendung. Wo die Datenbank betrieben wird und wie lange Datensicherungen aufbewahrt werden, beschreibt dieser Artikel nicht, siehe Angaben, die dieser Artikel nicht enthält.

KI-gestützte Erkennung#

Für die Erkennung von Dokumenttyp, Kopfdaten und Positionen nutzt FlowEngine ein KI-Modell. Welcher Anbieter die Analyse durchführt, legen Administratoren unter Einstellungen → KI-Verarbeitung im Abschnitt Verarbeitung durch fest. Diese Seite erscheint nur, wenn der Betreiber sie für Ihre Firma freigeschaltet hat; ohne Freischaltung gilt FlowEngine Standard.

Einstellung	Wer die Analyse durchführt	Was übermittelt wird
FlowEngine Standard	der vom Betreiber Ihrer Installation eingerichtete Dienst: in der Standardeinrichtung ein Modell von OpenAI über das Konto des Betreibers, alternativ ein Modell, das der Betreiber selbst betreibt	je nach Einrichtung die Originaldatei mit ihrem Dateinamen oder der Text, den FlowEngine zuvor aus dem Dokument gelesen hat
Eigener KI-Anbieter	OpenAI, Anthropic, Google Gemini, Perplexity oder xAI Grok über das Konto Ihrer Firma	die Originaldatei mit ihrem Dateinamen

Bei einem eigenen Anbieter Kosten und Datenverarbeitung richten sich nach deinem Vertrag mit dem Anbieter. Den API-Schlüssel speichert FlowEngine verschlüsselt und zeigt ihn nicht wieder an.

Wer über die Verarbeitung entscheidet#

Entscheidung	Wer
Dienst hinter FlowEngine Standard; Einstellungsseite KI-Verarbeitung für eine Firma freischalten	Betreiber Ihrer Installation
Eigene KI-Anbieter für Ihre Firma zulassen (Eigene KI-Anbieter erlauben, standardmäßig eingeschaltet)	Administratoren Ihrer Firma, in den Sicherheitsrichtlinien
Anbieter wählen und API-Schlüssel hinterlegen	Administratoren Ihrer Firma
Automatische Freigabe sicherer Ergebnisse	Administratoren Ihrer Firma

Ändern können diese Einstellungen nur Administratoren. Schalten Administratoren Eigene KI-Anbieter erlauben aus, bleibt ein bereits gewählter eigener Anbieter aktiv, bis jemand auf FlowEngine Standard zurückwechselt.

Weitere Dienste#

Anlass	Dienst	Übermittelte Daten
jede eingehende Datei	Virenscanner Ihrer Installation	die Datei
Übersetzen in der Dokumentansicht	Übersetzungsdienst, sofern Ihre Installation einen eingerichtet hat	die erkannten Werte, die übersetzt werden sollen
Angebotsvergleich in Fremdwährung	öffentlicher Wechselkursdienst der Europäischen Zentralbank über Frankfurter	Währungen und Datum, keine Dokumentinhalte
Frachtschätzung im Angebotsvergleich, nur wenn Ihre Installation dafür einen Schlüssel hinterlegt hat	OpenRouteService	Lieferort aus dem Angebot und die eingetragene Lieferadresse
E-Mails von FlowEngine, etwa Einladungen, Benachrichtigungen und Klärungs-E-Mails	E-Mail-Server Ihrer Installation	Empfänger und Inhalt der E-Mail
Integrationen zu ERP-Systemen	die Zielsysteme, die Administratoren Ihrer Firma eingerichtet haben	die Belegdaten, die die Zuordnung der Integration vorsieht, bei einigen Zielsystemen auch die Originaldatei

Angaben, die dieser Artikel nicht enthält#

Folgende Angaben hängen vom Betrieb Ihrer Installation und von Ihrem Vertrag ab und sind nicht Teil dieser Dokumentation:

Standort der Server und der Datenbank,
welcher Dienst in Ihrer Installation hinter FlowEngine Standard steht und in welcher Region er Daten verarbeitet,
Aufbewahrungs- und Löschfristen, auch für Datensicherungen und Protokolle,
eingesetzte Unterauftragsverarbeiter und Übermittlungen in Drittländer.