Erklärung
ERP-Integrationen: Grundlagen
Wie FlowEngine freigegebene Belegdaten an ERP- und Buchhaltungssysteme überträgt, welche Begriffe dafür wichtig sind und was eingehend und ausgehend möglich ist.
Fachlich geprüft am 30. Oktober 2026 · Stand 2026.10
FlowEngine erkennt die Daten Ihrer Belege, lässt sie prüfen und freigeben und überträgt die freigegebenen Daten anschließend an Ihr ERP-, Buchhaltungs- oder ein anderes Zielsystem. Dieser Artikel erklärt, wie diese Übertragung aufgebaut ist und welche Begriffe Sie bei der Einrichtung brauchen.
Was eine ERP-Integration in FlowEngine ist#
Eine ERP-Integration verbindet FlowEngine mit einem Zielsystem, zum Beispiel SAP S/4HANA, Odoo oder einer eigenen Schnittstelle. Sie legt fest, welche Belege übertragen werden, wann das geschieht und wie die Daten im Zielsystem aussehen.
FlowEngine überträgt Daten aus FlowEngine in das Zielsystem. Die Integrationen lesen keine Daten aus einem ERP-System zurück, etwa Lieferanten, Bestellungen oder Buchungen.
Die fünf Stufen bis zum Zielsystem#
Dokumenteneingang
Belege gelangen per Upload, mobiler App, E-Mail-Eingang oder Dokumenten-Schnittstelle zu FlowEngine.
Einschränkung: Verarbeitung und Freigabe
FlowEngine erkennt die Daten. Eine Person prüft und gibt frei, oder die automatische Freigabe greift, sofern Ihre Firma sie eingeschaltet hat. Die automatische Freigabe berücksichtigt den Eingangsweg nicht: Auch Belege, die von außen über eine Eingangsadresse kommen, können ohne Prüfung durch eine Person freigegeben und übertragen werden.
Vorbereitung der Übertragung
Jede aktive Integration, deren Auslöser und Belegarten passen, legt für den Beleg eine Übertragung an. Sie nutzt die zuletzt veröffentlichte Version der Zuordnung.
Ausgehende Übertragung
FlowEngine prüft die Verbindung und sendet die Daten an das Zielsystem oder schreibt sie in eine Datei.
Bestätigung und Fehlerbehandlung
Das Ergebnis erscheint im Verlauf der Integration. Bei vorübergehenden Fehlern wiederholt FlowEngine die Übertragung automatisch, bei unklarem Ausgang wartet sie auf Ihre Prüfung.
Die Dokumentenverarbeitung wartet nicht auf das Zielsystem. Ist es nicht erreichbar, werden Belege trotzdem erkannt und freigegeben; die Übertragung folgt, sobald das Zielsystem wieder antwortet.
Begriffe#
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Connector | der in FlowEngine eingebaute Baustein für ein bestimmtes Zielsystem, etwa SAP S/4HANA, Odoo, DATEV, REST-API oder CSV. In der Oberfläche heißt er Zielsystem. |
| Verbindung | Adresse und Zugangsdaten eines konkreten Zielsystems, etwa „SAP Produktion“. Eine Verbindung kann mehrere Integrationen bedienen. Dateiexporte brauchen keine Verbindung. |
| Integration | die Regel, welche Belege wann an welches Zielsystem gehen. Sie gehört zu genau einer Operation eines Connectors. |
| Operation | die konkrete Aktion im Zielsystem, etwa „Lieferantenrechnung erstellen“. In der Oberfläche heißt sie Was soll übertragen werden? bzw. Operation. |
| Zuordnung (Mapping) | legt fest, welches FlowEngine-Feld in welches Zielfeld kommt, mit Regeln wie festen Werten oder Wertetabellen |
| Auslöser | wann Belege übertragen werden: Nur manuell, Nach Freigabe oder, nur bei Dateiexporten, Nach der Erkennung |
| Übertragung (Ausführung) | ein einzelner Übertragungsvorgang für einen Beleg oder einen Sammelexport, mit Status und Versuchen im Verlauf |
Eingang und Ausgang#
| Richtung | Was FlowEngine heute kann |
|---|---|
| Eingang (Inbound): Belege kommen zu FlowEngine | Upload im Browser und in der mobilen App, E-Mail-Eingang und die Dokumenten-Schnittstelle. Belege werden nicht aus einem ERP-System abgeholt. |
| Ausgang (Outbound): Daten gehen von FlowEngine weg | Integrationen an SAP S/4HANA, Odoo, REST-APIs und OData-Services sowie Dateiexporte für DATEV, CSV, Excel und JSON |
Die Zugangsdaten für die Dokumenten-Schnittstelle richtet derzeit Ihr FlowEngine-Ansprechpartner ein; eine Verwaltung in der Oberfläche gibt es noch nicht.
Wer Integrationen einrichtet#
- Integrationen und Verbindungen richten ausschließlich Administratoren ein, unter Einstellungen → Integrationen.
- SAP S/4HANA, Odoo und DATEV muss Ihr FlowEngine-Betreiber zuerst für Ihre Firma freischalten. Ohne Freischaltung erscheinen sie mit dem Hinweis Für Ihr Unternehmen nicht freigeschaltet.
- Wer ein Dokument bearbeiten darf, sieht in dessen Detailansicht die Schaltfläche An ERP senden. Sie ist nur bei freigegebenen Dokumenten aktiv. Nach einer Übertragung zeigt das Dokument die ERP-Referenz des Zielsystems.