Referenz
Unterstützte Dateiformate je Eingangskanal
Welche Formate FlowEngine im Browser, in der mobilen App und im E-Mail-Eingang annimmt, welche automatisch verarbeitet werden und welche Größenlimits gelten.
Fachlich geprüft am 30. Oktober 2026 · Stand 2026.10
Diese Referenz zeigt, welche Dateiformate FlowEngine über welchen Eingangskanal annimmt und welche davon automatisch verarbeitet werden. Dabei gilt: Angenommen heißt, dass FlowEngine die Datei speichert. Verarbeitet heißt, dass FlowEngine Text, Dokumenttyp, Kopfdaten und Positionen daraus erkennt.
Wie FlowEngine den Dateityp prüft#
FlowEngine bestimmt den Typ einer Datei auf dem Server anhand ihres Inhalts. Der Dateiname und die Angabe des sendenden Programms entscheiden nicht. Dateien, deren Inhalt keinem unterstützten Format entspricht, werden abgelehnt, zum Beispiel HTML-Seiten, SVG-Grafiken, Programme, Archive oder Office-Dateien mit Makros.
Beim Upload im Browser und mit der mobilen App muss außerdem die Dateiendung zum Inhalt passen. Eng verwandte Formate gelten dabei als passend, etwa ein PNG-Bild mit der Endung .jpg oder eine Excel-Arbeitsmappe im Format XLSX mit der Endung .xls. Dateien ohne Endung ordnet FlowEngine allein nach dem Inhalt zu. Beim E-Mail-Eingang wird die Endung nicht geprüft, weil E-Mail-Programme Anhänge oft ohne oder mit abweichender Endung senden.
Formatmatrix#
| Format | Browser: Dateidialog | Browser: Drag & Drop | Mobile App | E-Mail-Eingang | Automatische Verarbeitung |
|---|---|---|---|---|---|
| ja | ja | ja | ja | ja, mit Textebene und per Texterkennung (OCR) | |
| JPEG, PNG | ja | ja | ja | ja | ja, per Texterkennung |
| WebP | ja | ja | nein | nein | ja, per Texterkennung |
| TIFF | nein | ja | nein | ja | nicht zugesichert |
| HEIC, HEIF | nein | ja | ja (Import) | nein | nicht zugesichert |
| Excel (XLSX, XLS) | ja | ja | nein | nein | ja |
| CSV | nein | ja | nein | nein | ja, als Tabelle |
| Word (DOCX, DOC) | ja | ja | nein | nein | nein: Die Datei wird gespeichert und als Text angezeigt, aber nicht erkannt |
| XML-E-Rechnung (z. B. XRechnung) | nein | ja | nein | ja | nur bei aktivem Rechnungsmanagement, das noch nicht allgemein verfügbar ist |
| Textdatei (TXT) | nein | ja | nein | nein (wird abgelehnt) | nein |
| Als Anhang weitergeleitete E-Mail (EML) | nein | nein | nein | ja | FlowEngine liest die darin enthaltenen Anhänge aus, bis zu drei Ebenen tief |
„Nicht zugesichert“ bedeutet: FlowEngine nimmt die Datei an, ob sie verarbeitet werden kann, hängt aber von der Einrichtung Ihrer Installation ab. Wandeln Sie solche Dateien für eine verlässliche Verarbeitung vorher in PDF, JPEG oder PNG um.
Die mobile App bietet beim Import aus anderen Apps PDF, JPEG, PNG und HEIC an; Fotos der Kamera werden als Bild hochgeladen.
Größenlimits#
| Kanal | Limit | Hinweise |
|---|---|---|
| Browser | 20 MB pro Datei im Upload-Feld; auf dem Server zusätzlich das Upload-Limit Ihrer Firma | Es gilt der kleinere Wert. |
| Mobile App | 20 MB pro Datei in der App; auf dem Server zusätzlich das Upload-Limit Ihrer Firma | Es gilt der kleinere Wert. |
| E-Mail-Eingang | Upload-Limit Ihrer Firma je Anhang; höchstens 10 Anhänge je E-Mail, eingebettete Bilder mitgezählt; E-Mail-Text höchstens 16 KB | Das Mail-Gateway begrenzt die gesamte Nachricht zusätzlich, in der Standardeinrichtung auf 25 MB einschließlich Kodierung. Anhänge werden beim Versand um etwa ein Drittel größer. Beim E-Mail-Text zählen Textfassung und HTML-Fassung zusammen. |
Das Upload-Limit Ihrer Firma legt Ihre Administration unter Einstellungen → Sicherheitsrichtlinien fest: 10, 20, 50 oder 100 MB, standardmäßig 20 MB. Ein höheres Limit als 20 MB wirkt im Browser und in der mobilen App derzeit nicht, weil beide Dateien über 20 MB selbst zurückweisen.
Was bei einer Ablehnung geschieht#
| Situation | Meldung |
|---|---|
| Endung im Browser nicht unterstützt (Drag & Drop) | „… hat ein nicht unterstütztes Dateiformat und wurde nicht hinzugefügt.“ |
| Inhalt entspricht keinem unterstützten Format | „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt …“ |
| Endung passt nicht zum Inhalt | „Die Dateiendung passt nicht zum Inhalt der Datei …“ |
| Datei zu groß | im Browser: „… ist … groß, erlaubt sind bis 20 MB.“ |
| Schadsoftware gefunden | „Hochgeladene Datei wurde wegen Malware abgelehnt“ |
Lehnt FlowEngine einen Anhang einer E-Mail ab, erscheint die ganze Nachricht im Posteingang mit dem Status Fehler. Auch die zulässigen Anhänge dieser Nachricht werden dann nicht verarbeitet. Senden Sie sie in einer neuen E-Mail ohne den abgelehnten Anhang.