Glossar

Ein Unterschied zwischen zusammengehörigen Belegen eines Beschaffungsprozesses, etwa bei Menge, Einzelpreis oder Summe. FlowEngine erkennt Abweichungen; ob eine Abweichung akzeptiert oder mit dem Lieferanten geklärt wird, entscheidet eine Person.

Weitere Suchbegriffe: Differenz, Unstimmigkeit

Siehe auch: Dokumentenvergleich, Klärungs-E-Mail, Konflikt

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Die Bewertung mehrerer Angebote zu einer Anfrage nach Preis und weiteren Kriterien, mit Rangfolge und Entscheidung. Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn sie für Ihre Firma freigeschaltet ist.

Weitere Suchbegriffe: Preisvergleich, Lieferantenvergleich, Preisspiegel

Siehe auch: Dokumentenvergleich, Ranking, Gesamtkosten

Mehr dazu: Angebote und Dokumente vergleichen

Die offenen Aufgaben zu den Dokumenten, die Sie sehen dürfen. Sie finden den Arbeitskorb auf der Seite „Dokumente“.

Weitere Suchbegriffe: Aufgaben, Aufgabenliste

Siehe auch: Prüfwarteschlange, Zuständigkeit

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Alle zusammengehörigen Belege eines Einkaufsvorgangs, von der Anfrage über Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferschein bis zur Rechnung. Einige Seiten der Oberfläche sprechen auch von „Bestellprozess“.

Weitere Suchbegriffe: Beschaffungsprozesse, Bestellprozess, Bestellprozesse, Vorgang

Siehe auch: Prozesskette, Zuständigkeit, Konflikt, Wareneingang

Mehr dazu: Beschaffungsprozesse in FlowEngine

Die Regel, nach der ein Angebotsvergleich Punkte vergibt, zum Beispiel nur nach dem Preis oder nach Preis und weiteren Kriterien.

Weitere Suchbegriffe: Bewertungsmethode, Bewertungslogik, Bewertungsart, Bewertung

Siehe auch: Gewichtung, Ranking

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Eine Exportdatei im DATEV-Format EXTF, die Ihre Buchhaltung in DATEV einliest. FlowEngine erzeugt die Datei; eine Online-Verbindung zu DATEV gibt es nicht.

Weitere Suchbegriffe: DATEV, DATEV-Export, EXTF

Siehe auch: Connector, Übertragung

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Der Teil von FlowEngine, der ein bestimmtes Zielsystem ansprechen kann, zum Beispiel SAP S/4HANA, Odoo, DATEV als Exportdatei, eine REST-API oder einen OData-Service. Einige Connectoren sind als experimentell gekennzeichnet.

Weitere Suchbegriffe: Zielsystem, Konnektor, Anbindung

Siehe auch: Verbindung, Integration, ERP-Anbindung

Mehr dazu: Unterstützte Zielsysteme und Connectoren

Der automatische Weg von einer Datei zu strukturierten Daten: FlowEngine nimmt die Datei an, liest ihren Text, erkennt Dokumenttyp, Kopfdaten und Positionen und prüft das Ergebnis auf Plausibilität.

Weitere Suchbegriffe: Verarbeitung, Erkennung, Extraktion, Texterkennung, OCR

Siehe auch: Upload, Prüfwarteschlange, Freigabe

Mehr dazu: Dokumentenverarbeitung verstehen

Der Vergleich von bis zu drei Belegen innerhalb eines Beschaffungsprozesses, zum Beispiel von Bestellung und Auftragsbestätigung, Feld für Feld und Position für Position. Nicht zu verwechseln mit dem Angebotsvergleich.

Weitere Suchbegriffe: Belegvergleich, Vergleich im Beschaffungsprozess, Abweichungsvergleich

Siehe auch: Abweichung, Positionsauswahl, Angebotsvergleich

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Die E-Mail, mit der Administratoren eine Person in die Firma holen. Der Link darin ist sieben Tage gültig.

Weitere Suchbegriffe: einladen, Mitglied einladen, neues Konto

Siehe auch: Rolle, Sicherheitsrichtlinie

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Ein Hinweis unter „Fehlende Folgedokumente“ in der oberen Leiste. Er entsteht, wenn ein Beleg im Beschaffungsprozess auf einen fehlenden Vorgänger verweist und die in der Regel eingestellte Zahl von Tagen vergangen ist. Die Regeln stellen Administratoren ein.

Weitere Suchbegriffe: Erinnerung, Erinnerungsregel, fehlendes Folgedokument, Frist, Fristhinweis

Siehe auch: Offene Referenz, Prozesskette

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Die Verbindung von FlowEngine zu einem ERP-System wie SAP S/4HANA oder Odoo. FlowEngine überträgt Daten nur in Richtung Zielsystem; Stammdaten, Bestellungen oder Buchungen liest es nicht aus dem ERP-System.

Weitere Suchbegriffe: ERP-Integration, ERP-Schnittstelle, ERP-System

Siehe auch: Integration, Connector, Verbindung

Mehr dazu: Unterstützte Zielsysteme und Connectoren

Die Bestätigung, dass die erkannten Daten eines Dokuments stimmen. Ein freigegebenes Dokument ist schreibgeschützt. Je nach Einstellung Ihrer Firma kann FlowEngine Ergebnisse mit hoher Erkennungssicherheit auch automatisch freigeben.

Weitere Suchbegriffe: freigeben, Genehmigung

Siehe auch: Prüfwarteschlange, Übertragung

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Im Angebotsvergleich der Preis eines Angebots einschließlich Nebenkosten wie Fracht, Versicherung und Zoll. Geschätzte Anteile sind als Schätzung gekennzeichnet.

Weitere Suchbegriffe: All-in-Kosten, Einstandskosten, Bezugspreis, Nebenkosten

Siehe auch: Angebotsvergleich, Ranking

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Der Anteil, mit dem der Preis und einzelne Kriterien in die Bewertung eines Angebotsvergleichs eingehen. Die Gewichte ergeben zusammen genau 100 Prozent.

Weitere Suchbegriffe: Gewichte, Kriteriengewicht, Preisgewicht, Qualitätsgewicht

Siehe auch: Bewertungsverfahren, Ranking

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Der Schutz davor, dass derselbe Beleg zweimal im Zielsystem entsteht, wenn eine Übertragung wiederholt wird. FlowEngine bildet dafür einen Schlüssel aus Beleg, Integration und Zielobjekt.

Weitere Suchbegriffe: Idempotenzschlüssel, Dublette, doppelte Übertragung, Prüfung erforderlich

Siehe auch: Übertragung

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Eine eingerichtete Übertragung geprüfter Belegdaten von FlowEngine an ein Zielsystem, zum Beispiel an ein ERP-System. Integrationen richten Administratoren ein; welche Zielsysteme zur Wahl stehen, hängt von der Freischaltung durch den FlowEngine-Betreiber ab.

Weitere Suchbegriffe: Anbindung, Schnittstelle, ERP

Siehe auch: Connector, Verbindung, Zuordnung, Übertragung

Mehr dazu: ERP-Integrationen: Grundlagen

Eine E-Mail an den Lieferanten zu Abweichungen aus einem Dokumentenvergleich. FlowEngine bereitet einen Entwurf vor; senden lässt sie sich nur, wenn Ihre Installation einen E-Mail-Server eingerichtet hat.

Weitere Suchbegriffe: Rückfrage, Lieferantenanfrage, Klärung, Klärungsanfrage

Siehe auch: Abweichung, Dokumentenvergleich

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Ein Status eines Beschaffungsprozesses: Es gibt mindestens eine schwerwiegende Abweichung zwischen Belegen oder einen Verweis auf ein Dokument, das einem anderen Prozess zugeordnet ist. Passt ein Dokument bei der automatischen Zuordnung zu mehreren Prozessen, heißt das „Mehrfachtreffer“.

Weitere Suchbegriffe: Prozesskonflikt, Zuordnungskonflikt, Mehrfachtreffer, Konflikt bei Referenz

Siehe auch: Abweichung, Offene Referenz, Beschaffungsprozess

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Ein Verweis eines Belegs auf einen Vorgänger, der im Beschaffungsprozess fehlt, etwa die Bestellnummer in einer Auftragsbestätigung, zu der keine Bestellung zugeordnet ist. Der Prozess steht dann auf „Unvollständig“.

Weitere Suchbegriffe: fehlender Vorgänger, erwartetes Dokument, Erwartet, Unvollständig

Siehe auch: Prozesskette, Erinnerung an fehlende Folgedokumente

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Im Angebotsvergleich die Zuordnung gleicher Positionen verschiedener Angebote zueinander, automatisch nach Merkmalen wie Artikelnummer und Beschreibung und bei Bedarf von Hand.

Weitere Suchbegriffe: Positionszuordnung, Positionsmatching, Artikelabgleich, Positionsvergleich

Siehe auch: Angebotsvergleich, Ranking

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Im Dokumentenvergleich eines Beschaffungsprozesses die Auswahl, welche Positionen eines Dokuments in die Vergleichssumme eingehen. Bearbeitende bestätigen die Auswahl für den Prozess; nach einer Änderung des Dokuments ist sie erneut zu prüfen.

Weitere Suchbegriffe: Positionen ausschließen, bereinigte Vergleichssumme, ausgeschlossene Positionen

Siehe auch: Dokumentenvergleich, Abweichung

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Die sechs Stufen eines Beschaffungsprozesses in ihrer Reihenfolge: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung. Die Detailseite eines Prozesses zeigt seine Belege entlang dieser Kette.

Weitere Suchbegriffe: Belegkette, Dokumentenkette, Prozessstufe, Stufe

Siehe auch: Beschaffungsprozess, Offene Referenz

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Die Liste der Dokumente, die eine Person prüfen sollte, etwa weil Werte unsicher erkannt wurden oder die Plausibilitätsprüfung Hinweise ergeben hat. Sie öffnen sie über „Prüfwarteschlange“ in der linken Navigation.

Weitere Suchbegriffe: Prüfqueue, Prüfaufgaben, Review

Siehe auch: Freigabe, Arbeitskorb

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Die Rangfolge der Angebote eines Vergleichs nach ihrer Bewertung. Teilen sich mehrere Angebote den ersten Rang, gibt es keinen Gewinner.

Weitere Suchbegriffe: Rangfolge, Rang, Empfehlung, Gewinner

Siehe auch: Bewertungsverfahren, Gewichtung, Gesamtkosten

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Ein Dokumenttyp: die Forderung eines Lieferanten. In einem Beschaffungsprozess ist die Rechnung die letzte Stufe der Prozesskette. Das Rechnungsmanagement mit eigener Rechnungsprüfung ist noch nicht allgemein verfügbar.

Weitere Suchbegriffe: Rechnungen, Eingangsrechnung, Lieferantenrechnung

Siehe auch: Beschaffungsprozess, Prozesskette

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Legt fest, was ein Konto in seiner Firma darf. Es gibt die Rollen Mitglied und Administrator. Systemadministratoren gehören zum Betreiber von FlowEngine und sind keine Rolle Ihrer Firma.

Weitere Suchbegriffe: Administrator, Mitglied, Berechtigung, Rechte, Zugriffsrechte

Siehe auch: Einladung, Sicherheitsrichtlinie, Zuständigkeit

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Firmenweite Vorgaben, die Administratoren festlegen und der Server durchsetzt, etwa Sitzungsdauer, Abmeldung bei Inaktivität, erlaubte Exporte, maximale Upload-Größe und erlaubte Einladungs-Domains.

Weitere Suchbegriffe: Sitzungsdauer, Upload-Größe, Upload-Limit, Einladungs-Domains, Malware-Scanning

Siehe auch: Rolle, Virenprüfung, Upload

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Ein einzelner Versand von Belegdaten an ein Zielsystem durch eine Integration, mit Status und Verlauf. Fehlgeschlagene Übertragungen lassen sich erneut versuchen.

Weitere Suchbegriffe: Ausführung, ERP-Sync, Synchronisierung, Sammelexport, Verlauf

Siehe auch: Integration, Idempotenz, Zuordnung

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Das Hochladen einer Datei in FlowEngine, im Browser auf der Seite „Upload“ oder mit der mobilen App. Danach beginnt die Dokumentenverarbeitung. Im Browser und in der App gilt eine Obergrenze von 20 MB je Datei.

Weitere Suchbegriffe: Hochladen, Dokument hochladen, Datei hochladen

Siehe auch: Dokumentenverarbeitung, Virenprüfung, Sicherheitsrichtlinie

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Die gespeicherten Zugangsdaten und Adressen für ein Zielsystem. Nach jeder Änderung an einer Verbindung überträgt FlowEngine erst wieder, wenn ein Verbindungstest erfolgreich war.

Weitere Suchbegriffe: Zugangsdaten, Verbindungstest, Zielsystem verbinden

Siehe auch: Connector, Integration

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Die Prüfung jeder eingehenden Datei auf Schadsoftware, bevor FlowEngine sie annimmt. Dateien mit gefundener Schadsoftware werden immer abgelehnt. Ob eine Datei angenommen wird, während die Prüfung gestört ist, legt die Sicherheitsrichtlinie Ihrer Firma fest.

Weitere Suchbegriffe: Sicherheitsprüfung, Malware-Prüfung, Virenscan

Siehe auch: Upload, Sicherheitsrichtlinie

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Die ausdrückliche Bestätigung tatsächlich angenommener Mengen zu einer Bestellung. Jede Teillieferung wird getrennt erfasst; Korrekturen und Stornierungen bleiben im Verlauf erhalten. Ein Lieferschein allein bestätigt den Empfang nicht. Die Erfassung im Beschaffungsprozess ist unabhängig vom Rechnungsmanagement verfügbar.

Weitere Suchbegriffe: Wareneingänge, Empfangsbestätigung, Teillieferung, Warenempfang

Siehe auch: Beschaffungsprozess, Zuständigkeit

Mehr dazu: Anleitung nach der Anmeldung

Die Regeln, welches Feld eines Belegs in welches Feld des Zielsystems übertragen wird, einschließlich Wertetabellen. Nicht zu verwechseln mit der Zuordnung eines Dokuments zu einem Beschaffungsprozess.

Weitere Suchbegriffe: Mapping, Datenmapping, Feldzuordnung, Wertetabelle

Siehe auch: Integration, Übertragung

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Die Person, die für einen Beschaffungsprozess verantwortlich ist und ihn bearbeiten darf. Zuständige Personen weisen Administratoren zu.

Weitere Suchbegriffe: zuständige Person, zuweisen, Zuweisung, Verantwortlicher

Siehe auch: Rolle, Beschaffungsprozess

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