Erklärung
FlowEngine kennenlernen
Was FlowEngine ist, welche Aufgaben im Einkauf es übernimmt und wie Dokumente und Beschaffungsprozesse zusammenhängen.
Fachlich geprüft am 19. Oktober 2026 · Stand 2026.10
FlowEngine ist eine Webanwendung der KM Digitalwerk GmbH für den Umgang mit Geschäftsdokumenten im Einkauf. Sie liest Anfragen, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen, wandelt sie in strukturierte Daten um und führt zusammengehörige Belege zu einem Beschaffungsprozess zusammen.
Was FlowEngine ist#
Im Einkauf kommen Belege als PDF, Scan oder Tabelle an. Ihre Inhalte – Belegnummern, Daten, Beträge, Positionen – werden oft von Hand übertragen und verglichen. FlowEngine übernimmt diese Erfassung: Ein Dokument wird hochgeladen, automatisch erkannt und als strukturierter Datensatz bereitgestellt. Ihr Team prüft das Ergebnis, korrigiert bei Bedarf und gibt es frei.
FlowEngine ersetzt dabei kein ERP-System. Die Anwendung bereitet Belege auf, macht Zusammenhänge und Abweichungen sichtbar und übergibt geprüfte Daten an andere Systeme.
Welche Probleme FlowEngine löst#
| Ausgangslage | Was FlowEngine dazu beiträgt |
|---|---|
| Belege werden manuell abgetippt | Dokumenttyp, Kopfdaten und Positionen werden automatisch erkannt und können geprüft werden |
| Zusammengehörige Belege liegen verstreut | Belege werden über ihre Referenzen, etwa Bestellnummern, demselben Beschaffungsprozess zugeordnet |
| Abweichungen fallen spät auf | Mengen und Preise zusammengehöriger Belege werden gegenübergestellt, Abweichungen werden angezeigt |
| Angebote sind schwer vergleichbar | Mehrere Angebote lassen sich nach Preis und weiteren Kriterien vergleichen |
| Geprüfte Daten müssen in andere Systeme | Daten können exportiert oder an angebundene Zielsysteme übergeben werden |
Hauptfunktionen im Überblick#
| Bereich | Was die Funktion leistet | Verfügbarkeit |
|---|---|---|
| Dokumentenverarbeitung | Upload im Browser, Scan mit der mobilen App, automatische Erkennung, Prüfung, Korrektur und Freigabe | verfügbar |
| Beschaffungsprozesse | Belege von der Anfrage bis zur Rechnung zu einem Prozess zusammenführen, Zuständigkeiten festlegen, Abweichungen bewerten | verfügbar |
| Angebotsvergleich | Angebote auswählen, Positionen abgleichen, nach Verfahren und Gewichtung bewerten, Ergebnis exportieren | je nach Freischaltung |
| Exporte | Dokumentdaten als JSON, CSV oder Excel herunterladen | verfügbar |
| Integrationen | Geprüfte Daten von FlowEngine an Zielsysteme übertragen, zum Beispiel als Datei (CSV, Excel, JSON, DATEV-Buchungsstapel) oder an SAP S/4HANA, Odoo und REST-Schnittstellen | je nach Freischaltung |
| Rechnungsmanagement | Prüfung eingehender Rechnungen einschließlich E-Rechnungen und Bestellabgleich | in Vorbereitung, noch nicht allgemein verfügbar |
Welche Funktionen in Ihrer Firma zur Verfügung stehen, hängt von Ihrem Vertrag und den Einstellungen Ihrer Administration ab. Weitere Eingangswege wie der E-Mail-Eingang hängen von der Einrichtung Ihrer Installation ab und werden in eigenen Artikeln beschrieben.
Wie Dokumente und Beschaffungsprozesse zusammenhängen#
Jedes Dokument wird zunächst einzeln verarbeitet. Erst danach ordnet FlowEngine es in einen größeren Zusammenhang ein: den Beschaffungsprozess. Ein Beschaffungsprozess umfasst typischerweise diese Belege:
Anfrage
Sie fragen bei einem oder mehreren Lieferanten an.
Angebot
Lieferanten antworten mit Preisen und Konditionen.
Bestellung
Sie bestellen beim ausgewählten Lieferanten.
Auftragsbestätigung
Der Lieferant bestätigt Mengen, Preise und Termine.
Lieferschein
Die Ware wird mit einem Lieferschein geliefert.
Rechnung
Der Lieferant stellt die Leistung in Rechnung.
Nach der Verarbeitung ordnet FlowEngine einen Beleg über seine Referenzen zu, zum Beispiel über die Bestellnummer in einer Auftragsbestätigung. Gibt es noch keinen passenden Prozess, wird ein neuer angelegt. Passen mehrere Prozesse, führt FlowEngine sie nicht stillschweigend zusammen, sondern zeigt einen Konflikt an, den Ihr Team auflöst. Belege können auch von Hand zugeordnet, verschoben oder aus einem Prozess entfernt werden.
Innerhalb eines Prozesses lassen sich Belege miteinander vergleichen. FlowEngine zeigt Abweichungen bei Mengen und Preisen an. Wenn Sie eine Abweichung akzeptieren, wird Ihre Entscheidung gespeichert; die Werte im Dokument bleiben unverändert.
In der Anwendung finden Sie diese Prozesse im Menüpunkt Beschaffungsprozesse.
Rollen#
FlowEngine unterscheidet Mitglieder und Administratoren einer Firma. Mitglieder arbeiten mit den Dokumenten und Prozessen, für die sie zuständig sind oder die sie angelegt haben. Administratoren sehen alle Dokumente ihrer Firma und verwalten zusätzlich Mitglieder, Sicherheitseinstellungen und Integrationen. Daten einer Firma sind für andere Firmen nie sichtbar.
Nächste Schritte#
- Wie ein Dokument vom Eingang bis zu strukturierten Daten verarbeitet wird, erklärt Dokumentenverarbeitung verstehen.
- Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihren ersten Beleg finden Sie in Dokument hochladen und prüfen (Anmeldung erforderlich).