Häufige Fragen

Hier finden Sie kurze Antworten auf Fragen, die bei der Arbeit mit FlowEngine häufig entstehen. Jede Antwort verweist auf den Artikel, der das Thema ausführlich behandelt. Einige dieser Artikel sind erst nach der Anmeldung lesbar.

Welche Dateiformate kann ich an FlowEngine übergeben?#

PDF, JPEG und PNG nimmt FlowEngine auf allen Wegen an und verarbeitet sie automatisch. Im Browser laden Sie außerdem Excel-Dateien hoch, die FlowEngine ebenfalls auswertet. Word-Dateien werden gespeichert, aber nicht erkannt. Welche Formate in der mobilen App und über weitere Eingangswege zugelassen sind, unterscheidet sich je Weg.

Mehr dazu: Unterstützte Dateiformate je Eingangskanal

Warum wird meine Datei über 20 MB abgelehnt?#

Das Upload-Feld im Browser und die mobile App nehmen höchstens 20 MB je Datei an. Diese Grenze gilt derzeit auch dann, wenn Ihre Administration in den Sicherheitsrichtlinien eine höhere Upload-Größe eingestellt hat. Verkleinern oder teilen Sie die Datei, zum Beispiel indem Sie einen Scan mit geringerer Auflösung erstellen.

Mehr dazu: Größenlimits je Eingangskanal

Wo finde ich mein Dokument?#

Unter Dokumente stehen alle Dokumente, die Sie sehen dürfen. Die Suche dort findet Dokumente über den Dateinamen. Nach einer Belegnummer oder einem Lieferanten suchen Sie unter Beschaffungsprozesse. Den Fortschritt gerade hochgeladener Dateien zeigt die Seite Upload. Fehlt ein Dokument ganz, sind Sie möglicherweise nicht dafür zuständig; Administratoren sehen alle Dokumente der Firma.

Mehr dazu: Dokumente und Arbeitskorb im Überblick

Warum wurde ein Dokument keinem Beschaffungsprozess zugeordnet?#

FlowEngine ordnet ein Dokument nach der Verarbeitung über Belegnummern und Verweise auf andere Belege zu. Einen neuen Prozess legt es dabei nur für eine Anfrage an. Ein Angebot oder eine Bestellung ohne passenden Prozess bleibt deshalb nicht zugeordnet. Passt ein Dokument zu mehreren Prozessen, ordnet FlowEngine es keinem zu und kennzeichnet es als „Mehrfachtreffer“. In beiden Fällen ordnen Sie das Dokument mit Dokument zuordnen selbst zu.

Mehr dazu: Dokumente automatisch einem Prozess zuordnen und Dokumente einem Beschaffungsprozess zuordnen

Warum sehe ich einen bestimmten Beschaffungsprozess nicht?#

Mitglieder sehen die Prozesse, die sie angelegt haben oder für die sie zuständig sind; Administratoren sehen alle Prozesse der Firma. Prozesse, die FlowEngine aus einer Anfrage per E-Mail oder über die Dokumenten-Schnittstelle angelegt hat, haben niemanden, der sie angelegt hat. Sie sehen deshalb zunächst nur Administratoren, bis sie jemandem zugewiesen werden. Bitten Sie in diesem Fall Ihre Administration, Ihnen den Prozess zuzuweisen.

Mehr dazu: Zuständigkeiten und Bearbeitung zuweisen

Warum steht ein Prozess nach einer Neuberechnung wieder auf „Konflikt“?#

Mit Als abgeschlossen markieren oder durch das Akzeptieren aller Abweichungen eines Vergleichs steht ein Prozess auf Abgeschlossen. FlowEngine berechnet den Status aber bei jeder Neuberechnung und bei jedem neuen oder entfernten Dokument erneut aus den Belegen. Akzeptierte Abweichungen zählen dabei weiter. Bestehen sie fort, steht der Prozess danach wieder auf Konflikt. Prüfen Sie den Status deshalb nach jeder Änderung am Prozess erneut.

Mehr dazu: Prozessstatus und Konflikte verstehen

Was unterscheidet Dokumentenvergleich und Angebotsvergleich?#

Der Dokumentenvergleich gehört zu einem Beschaffungsprozess. Er stellt bis zu drei Belege dieses Prozesses gegenüber, etwa Bestellung und Auftragsbestätigung, und zeigt Abweichungen; eine Rangfolge bildet er nicht. Der Angebotsvergleich ist ein eigener Bereich der Anwendung. Er bewertet mehrere Angebote nach Preis, Kosten und weiteren Kriterien und hält eine Entscheidung fest. Er steht nur zur Verfügung, wenn er für Ihre Firma freigeschaltet ist. Die beiden Funktionen beeinflussen sich nicht gegenseitig.

Mehr dazu: Angebote und Dokumente vergleichen

Welche ERP-Systeme kann FlowEngine anbinden?#

FlowEngine überträgt Daten an SAP S/4HANA und Odoo ab Version 19, jeweils als Lieferantenrechnung, und erzeugt Buchungsstapel für DATEV als Exportdatei; eine Online-Verbindung zu DATEV gibt es nicht. Hinzu kommen REST-APIs, OData-Services und Dateiexporte als CSV, Excel oder JSON. Einige dieser Wege sind als experimentell gekennzeichnet, und SAP, Odoo und DATEV schaltet der Betreiber Ihrer Installation einzeln frei. FlowEngine liest keine Daten aus dem ERP-System. Testen Sie jede Anbindung vor dem produktiven Einsatz mit Ihrem eigenen System.

Mehr dazu: Unterstützte Zielsysteme und Connectoren

Was darf ein Firmenadministrator, und wie wird man es?#

Administratoren sehen und bearbeiten alle Dokumente und Beschaffungsprozesse der Firma. Sie verwalten Mitglieder, Sicherheitsrichtlinien, die KI-Verarbeitung, Erinnerungen, Integrationen und Eingangsadressen. Wer eine Firma über Registrieren anlegt, wird ihr erster Administrator. Weitere Personen macht eine Administratorin oder ein Administrator mit Zum Administrator machen zu Administratoren; das lässt sich derzeit nicht rückgängig machen. Funktionen und Connectoren freischalten oder eine Firma deaktivieren kann nur der Betreiber.

Mehr dazu: Administration im Überblick

Wer sieht meine Dokumente?#

In Ihrer Firma sehen ein Dokument die zuständige Person, die Administratoren und, nur lesend, die Person, die es eingeliefert hat, sowie die verantwortliche Person des zugehörigen Beschaffungsprozesses. Andere Mitglieder sehen es nicht. Ausnahmen gelten derzeit für Angebotsvergleiche, sofern die Funktion freigeschaltet ist, und für Erinnerungen an fehlende Folgedokumente: Beide sehen alle Personen der Firma. Systemadministratoren des Betreibers können technisch die Dokumente aller Firmen öffnen.

Mehr dazu: Sicherheit und Zugriffsrechte in FlowEngine

Kann ich eine Freigabe zurücknehmen?#

Ja, solange das Dokument noch nicht erfolgreich an ein ERP-System übertragen wurde. Klicken Sie in der Detailansicht auf Freigegeben oder wählen Sie in der Dokumentliste Freigabe aufheben. Das dürfen die zuständige Person und die Administratoren.

Mehr dazu: Prüfen, zuweisen und freigeben

Was bedeutet „Review erforderlich“ bei einem Wert?#

Die Erkennung war sich bei diesem Wert unsicher. Vergleichen Sie ihn mit dem Originaldokument und korrigieren Sie ihn bei Bedarf, bevor Sie das Dokument freigeben. Auch eine hohe Erkennungssicherheit des ganzen Dokuments garantiert nicht, dass jeder Wert stimmt.

Mehr dazu: KI-Extraktion und Erkennungssicherheit

Gibt es FlowEngine auch auf Englisch?#

Ja. Die Sprache der Oberfläche stellen Sie unter Einstellungen → Sprache & Darstellung für den jeweiligen Browser ein. Einige Bereiche sind auch in der englischen Oberfläche noch deutsch beschriftet, insbesondere die Seiten der Beschaffungsprozesse. Die Inhalte Ihrer Dokumente übersetzt FlowEngine nicht automatisch. Diese Dokumentation erscheint auf Englisch, sobald die englische Fassung eines Artikels geprüft ist.

Mehr dazu: Persönliche Einstellungen

Wo finde ich Hilfe bei Fehlern?#

Zu den wichtigsten Bereichen gibt es eigene Artikel zur Fehlerbehebung, zum Beispiel Fehler bei der Verarbeitung beheben, Probleme bei Beschaffungsprozessen beheben und Probleme in der Administration lösen. Auf einigen Seiten der Anwendung führt ein Fragezeichen neben dem Seitentitel direkt zum passenden Artikel. Fragen zu Berechtigungen und Einstellungen klärt Ihre Administration; bei Störungen der Installation wenden Sie sich an Ihren FlowEngine-Ansprechpartner.

Verwandte Themen#

• Glossar
• Grundbegriffe und Rollen
• Sicherheit und Zugriffsrechte in FlowEngine