Dokumentenverarbeitung verstehen

Dieser Artikel erklärt, was mit einem Dokument geschieht, nachdem es FlowEngine erreicht hat: von der Sicherheitsprüfung über die Erkennung bis zur Prüfung durch Ihr Team und der Weiterverarbeitung.

Der Ablauf im Überblick#

1. Eingang

   Das Dokument wird hochgeladen oder mit der mobilen App gescannt.

2. Sicherheitsprüfung

   Größe und Schadsoftware werden geprüft, bevor die Verarbeitung beginnt.

3. Texterkennung

   Text und Tabellen werden aus der Datei gelesen, gescannte Seiten per OCR.

4. Erkennung

   Dokumenttyp, Kopfdaten und Positionen werden erkannt und vereinheitlicht.

5. Plausibilitätsprüfung

   Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden als Prüfhinweise markiert.

6. Prüfung und Freigabe

   Ihr Team prüft, korrigiert und gibt frei. Sichere Ergebnisse können automatisch freigegeben werden.

7. Weiterverarbeitung

   Das Dokument wird einem Beschaffungsprozess zugeordnet, exportiert oder übertragen.

Dokumenteneingang#

Dokumente gelangen auf zwei Wegen zu FlowEngine, die in jeder Installation verfügbar sind:

• Upload im Browser: eine oder mehrere Dateien auf der Seite Dokumente hochladen.
• Scan mit der mobilen App: Papierbelege werden fotografiert und direkt hochgeladen.

Weitere Eingangswege, etwa der E-Mail-Eingang, hängen von der Einrichtung Ihrer Installation ab. Jedes Dokument gehört zu Ihrer Firma und ist für andere Firmen nicht sichtbar. Wer innerhalb Ihrer Firma ein Dokument sehen und bearbeiten darf, richtet sich nach Zuständigkeit und Rolle.

Sicherheitsprüfung#

Bevor ein Dokument verarbeitet wird, prüft FlowEngine:

• Dateigröße: Ihre Firma hat ein Upload-Limit zwischen 1 und 100 MB, standardmäßig 20 MB.
• Schadsoftware: Jede Datei wird auf Viren geprüft. Wird Schadsoftware gefunden, lehnt FlowEngine die Datei ab; sie wird nicht verarbeitet.

Kann die Virenprüfung vorübergehend nicht durchgeführt werden, wird die Datei standardmäßig ebenfalls abgelehnt. Ihre Administration kann in den Sicherheitseinstellungen festlegen, dass Dateien in diesem Fall dennoch angenommen werden.

Texterkennung#

Je nach Dateiformat liest FlowEngine den Inhalt unterschiedlich:

Word-Dateien können hochgeladen und angesehen werden, werden aber derzeit nicht automatisch erkannt. Speichern Sie Word-Dokumente vor dem Hochladen als PDF.

Erkennung von Dokumenttyp und Daten#

Aus dem gelesenen Text ermittelt FlowEngine mit KI-Unterstützung:

• Dokumenttyp: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung oder Gutschrift. Kann der Typ nicht bestimmt werden, bleibt er unbekannt und wird zur Prüfung markiert.
• Kopfdaten: zum Beispiel Belegnummer, Datum, Käufer und Lieferant, Bezüge auf andere Belege, Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie Summen.
• Positionen: Artikel mit Beschreibung, Menge, Einheit und Preisen.

Die Werte werden vereinheitlicht, etwa Datums- und Zahlenformate. Zu jedem Wert merkt sich FlowEngine nach Möglichkeit die Stelle im Dokument, an der er gefunden wurde. So können Sie später direkt nachsehen, woher ein Wert stammt.

Welches KI-Modell die Erkennung ausführt, legt die Administration Ihrer Firma fest.

Plausibilitätsprüfung#

Nach der Erkennung prüft FlowEngine das Ergebnis. Prüfhinweise entstehen zum Beispiel, wenn

• der Dokumenttyp unbekannt bleibt,
• Käufer oder Lieferant fehlen oder deren Adressen unvollständig sind,
• Käufer und Lieferant auf dieselbe Firma hindeuten,
• bei einem Beleg mit Positionen keine Positionen erkannt wurden,
• bei Angeboten Zahlungs- oder Lieferbedingungen fehlen,
• die Summen des Belegs nicht zu den erkannten Positionen passen,
• die Erkennungssicherheit insgesamt zu niedrig ist.

Prüfhinweise ändern keine Werte. Sie zeigen, wo Ihr Team genauer hinsehen sollte.

Strukturierte Daten#

Das Ergebnis ist ein strukturierter Datensatz aus Dokumenttyp, Feldern und Positionen. Er steht neben der Vorschau des Originaldokuments und bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte: Zuordnung zu Beschaffungsprozessen, Angebotsvergleich, Export und Übertragung an Zielsysteme. Das Originaldokument bleibt unverändert erhalten.

Prüfung und Freigabe#

Dokumente mit Prüfhinweisen landen immer im Arbeitskorb. Dort und in der Detailansicht eines Dokuments prüft Ihr Team die erkannten Werte, korrigiert sie bei Bedarf und gibt das Dokument frei.

Ihre Administration kann einstellen, dass Dokumente ohne Prüfhinweise automatisch freigegeben werden, wenn die Erkennung eine festgelegte Mindestsicherheit erreicht. Alle anderen Dokumente prüft Ihr Team manuell.

Ein freigegebenes Dokument ist schreibgeschützt. Soll es noch einmal geändert werden, muss zuerst die Freigabe aufgehoben werden.

Weiterverarbeitung#

Nach der Verarbeitung ordnet FlowEngine das Dokument über seine Referenzen einem Beschaffungsprozess zu. Die Daten können Sie als JSON, CSV oder Excel exportieren, sofern Exporte in Ihrer Firma erlaubt sind, oder – wenn für Ihre Firma eingerichtet – über eine Integration an ein Zielsystem übertragen.

Grenzen der automatischen Verarbeitung#

• Die Erkennung kann sich irren, insbesondere bei schlecht lesbaren Scans oder Handschrift. Prüfen Sie wichtige Werte daher immer vor der Freigabe.
• FlowEngine ändert nach der Freigabe keine Werte selbstständig.
• Abweichungen zwischen Belegen werden angezeigt, aber nicht automatisch korrigiert.

Wie Sie ein Dokument Schritt für Schritt hochladen und prüfen, beschreibt Dokument hochladen und prüfen (Anmeldung erforderlich).