Erklärung
Beschaffungsprozesse in FlowEngine
Wofür Beschaffungsprozesse da sind, wie Dokumente und bestätigte Wareneingänge zusammengehören und wie Stufen, Vergleiche und Übersichtsliste aufgebaut sind.
Fachlich geprüft am 30. Oktober 2026 · Stand 2026.11
FlowEngine führt die Dokumente eines Einkaufs in einem Beschaffungsprozess zusammen: Anfrage, Angebote, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung. So sehen Sie, welche Dokumente vorliegen, welche noch fehlen und wo sich zwei Dokumente widersprechen.
Wofür Beschaffungsprozesse da sind#
Ein Beschaffungsprozess bündelt alle Dokumente eines Einkaufsvorgangs. FlowEngine
- ordnet neue Dokumente anhand von Belegnummern und Verweisen automatisch zu,
- zeigt in der Prozesskette, welche Stufen belegt sind und welches Dokument noch erwartet wird,
- prüft aufeinanderfolgende Dokumente auf Abweichungen, etwa eine andere Menge in der Auftragsbestätigung als in der Bestellung,
- stellt bis zu drei Dokumente eines Prozesses im Dokumentenvergleich gegenüber,
- erfasst bestätigte Wareneingänge und Teillieferungen zu den Bestellpositionen,
- bereitet bei Rückfragen eine Klärungs-E-Mail an den Lieferanten vor.
Drei Funktionen, die sich unterscheiden#
| Funktion | Wo | Zweck |
|---|---|---|
| Beschaffungsprozess | Beschaffungsprozesse | die Dokumente eines Einkaufs zusammenführen und ihren Stand verfolgen |
| Dokumentenvergleich im Beschaffungsprozess | Detailseite eines Prozesses, Abschnitt Dokumentenvergleich | bis zu drei Dokumente desselben Prozesses Feld für Feld gegenüberstellen und über Abweichungen entscheiden |
| Angebotsvergleich | eigener Menüpunkt, sofern für Ihre Firma freigeschaltet | Angebote mehrerer Lieferanten bewerten und eine Rangfolge bilden |
Der Dokumentenvergleich bildet keine Rangfolge, und ein Angebotsvergleich ändert keinen Beschaffungsprozess. Der Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen gehört zum Rechnungsmanagement. Es ist derzeit nicht allgemein freigegeben; die Beschaffungsprozesse funktionieren ohne es.
Den tatsächlichen Warenempfang können berechtigte Personen unabhängig davon direkt im Beschaffungsprozess bestätigen. Dabei bleiben Teillieferungen, Korrekturen und Stornierungen nachvollziehbar. Die Anleitung finden Sie unter Wareneingang erfassen.
Die Stufen eines Beschaffungsprozesses#
| Stufe | Kürzel | Inhalt |
|---|---|---|
| Anfrage | ANF | Ausgangspunkt, etwa eine Preisanfrage an Lieferanten |
| Angebot | ANG | ein oder mehrere Angebote, auch von verschiedenen Lieferanten |
| Bestellung | BE | die verbindliche Bestellung |
| Auftragsbestätigung | AB | die vom Lieferanten bestätigten Konditionen |
| Lieferschein | LS | gelieferte Ware und Mengen |
| Rechnung | RE | die Abrechnung des Vorgangs |
Andere Dokumente, etwa Gutschriften, Zertifikate oder Zusatzvereinbarungen, legen Sie unter Weitere Dokumente ab. Wie die Stufen zusammenhängen, erklärt Von der Anfrage bis zum abgeschlossenen Beschaffungsprozess.
Typischer Ablauf#
Prozess entsteht
Eine Anfrage wird verarbeitet und FlowEngine legt dafür einen Beschaffungsprozess an. Alternativ legen Sie einen leeren Prozess mit Neue Bestellung an.
Dokumente kommen hinzu
Angebote, Bestellung und Folgedokumente werden über ihre Belegnummern automatisch zugeordnet.
Einschränkung: Nicht zugeordnete Dokumente prüfen
Dokumente ohne eindeutigen Bezug ordnet FlowEngine keinem Prozess zu. Sie ordnen sie von Hand zu.
Abweichungen prüfen
FlowEngine vergleicht aufeinanderfolgende Dokumente. Sie entscheiden im Dokumentenvergleich, was gilt, und klären offene Punkte mit dem Lieferanten.
Ergebnis: Abschluss
Liegt eine Rechnung vor und gibt es keinen Konflikt und keine offene Referenz, steht der Prozess auf Abgeschlossen.
Die Übersichtsliste#
Unter Beschaffungsprozesse sehen Sie die Prozesse als Liste mit den Spalten Bestellung, Lieferant, Zuständig, AB-Status, Erstellt und Aktionen.
- Die Spalte AB-Status zeigt für alle sechs Stufen ein Symbol. Grün heißt zugeordnet, gelb heißt Handlungsbedarf, grau heißt, das Dokument fehlt. Zeigen Sie auf ein Symbol, nennt FlowEngine Stufe und Zuordnungsstatus.
- Über Suchen... finden Sie Prozesse nach Prozessnummer, Titel, Kunde, Lieferant oder einer Belegnummer.
- Die Auswahl rechts filtert nach Offen, Updates, Handlungsbedarf, Abgeschlossen und Alle. Was die Filter bedeuten, steht in Prozessstatus und Konflikte verstehen.
- Administratoren filtern zusätzlich nach Zuständigkeit.
- Unter der Liste erscheint bei Handlungsbedarf und Alle der Bereich Nicht zugeordnete Dokumente, sobald es solche Dokumente gibt.
Wer welche Prozesse sieht#
Administratoren sehen alle Beschaffungsprozesse der Firma. Mitglieder sehen die Prozesse, die sie angelegt haben oder die ihnen zugewiesen sind. Einzelheiten stehen in Zuständigkeiten und Bearbeitung zuweisen.