Erklärung
Grundbegriffe und Rollen
Die wichtigsten Begriffe, die Rollen in Ihrer Firma und was FlowEngine automatisch erledigt.
Fachlich geprüft am 30. Oktober 2026 · Stand 2026.10
Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Begriffe in FlowEngine, wer in Ihrer Firma welche Aufgaben übernimmt und welche Arbeitsschritte FlowEngine automatisch erledigt.
Für wen FlowEngine gedacht ist#
FlowEngine richtet sich an Firmen, die regelmäßig Geschäftsdokumente im Einkauf bearbeiten: Anfragen, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Typische Anwender sind:
| Aufgabe im Unternehmen | Typische Arbeit in FlowEngine |
|---|---|
| Einkauf und Beschaffung | Angebote erfassen und vergleichen, Bestellungen und Auftragsbestätigungen prüfen, Abweichungen klären |
| Sachbearbeitung | Dokumente hochladen, erkannte Daten prüfen, korrigieren und freigeben |
| Rechnungsprüfung | Rechnungen gegen Bestellung und Lieferung prüfen (das Rechnungsmanagement ist noch nicht allgemein verfügbar) |
| Administration | Mitglieder einladen, Sicherheitsrichtlinien festlegen, Eingangsadressen und Integrationen verwalten |
Rollen#
Jedes Konto gehört zu genau einer Firma und hat eine Rolle:
| Rolle | Was sie darf |
|---|---|
| Mitglied | arbeitet mit den Dokumenten und Beschaffungsprozessen, für die es zuständig ist oder die es angelegt hat |
| Administrator | sieht und bearbeitet alle Dokumente und Prozesse der Firma und verwaltet zusätzlich Mitglieder, Einstellungen, Eingangsadressen und Integrationen |
Daten einer Firma sind für andere Firmen nie sichtbar. Der Systemadministrator ist eine Rolle des Plattformbetriebs und gehört zu keiner Kundenfirma.
Zuständigkeit für ein Dokument#
Wer ein Dokument bearbeiten darf, ergibt sich aus der Zuständigkeit, in dieser Reihenfolge:
- die Person, der das Dokument ausdrücklich zugewiesen ist,
- die zuständige Person des Beschaffungsprozesses, zu dem das Dokument gehört,
- die Person, die das Dokument hochgeladen hat.
Die zuständige Person und Administratoren dürfen ein Dokument bearbeiten. Wer ein Dokument hochgeladen hat oder einen zugehörigen Prozess verantwortet, ohne selbst zuständig zu sein, darf es lesen. Fehlt Ihnen das Bearbeitungsrecht, zeigt FlowEngine Du hast für dieses Dokument nur Lesezugriff.
Grundbegriffe#
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Dokument | eine eingegangene Datei mit ihren erkannten Daten, zum Beispiel ein Angebot als PDF |
| Dokumenttyp | die Art des Belegs: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung oder Gutschrift |
| Dokumentenverarbeitung | der automatische Weg von der Datei zu strukturierten Daten: Annahme, Erkennung, Extraktion und Plausibilitätsprüfung |
| Extrahierte Daten | die erkannten Kopfdaten (Felder) und Positionen eines Dokuments |
| Konfidenz | wie sicher sich die Erkennung bei einem Wert ist; unsichere Werte sind mit Review erforderlich markiert |
| Prüfwarteschlange | die Liste der Dokumente, die geprüft werden müssen |
| Arbeitskorb | die offenen Aufgaben zu den Dokumenten, die Sie sehen dürfen, auf der Seite Dokumente |
| Freigabe | die Bestätigung, dass die Daten eines Dokuments stimmen; danach ist das Dokument schreibgeschützt |
| Beschaffungsprozess | alle Belege eines Einkaufsvorgangs von der Anfrage bis zur Rechnung, zum Beispiel Angebot, Bestellung und Lieferschein |
| Abweichung | ein Unterschied zwischen zusammengehörigen Belegen, etwa bei Menge oder Preis |
| Angebotsvergleich | die Bewertung mehrerer Angebote nach Preis und weiteren Kriterien; je nach Freischaltung |
| Eingangsadresse | eine E-Mail-Adresse, über die Dokumente in FlowEngine gelangen; jedes Konto und jede Firma hat eine eigene |
| Integration | eine eingerichtete Übertragung geprüfter Daten von FlowEngine an ein Zielsystem, zum Beispiel ein ERP-System |
Was FlowEngine automatisch erledigt#
| Arbeitsschritt | Automatisch | Durch Ihr Team |
|---|---|---|
| Datei prüfen und annehmen | Dateityp, Größe und Schadsoftware werden geprüft | – |
| Text lesen | Textebene und Texterkennung (OCR) für Scans | – |
| Dokumenttyp, Kopfdaten und Positionen erkennen | per KI-gestützter Extraktion | Ergebnis prüfen |
| Plausibilität prüfen | Prüfhinweise, zum Beispiel bei fehlenden Angaben oder nicht passenden Summen | Hinweisen nachgehen |
| Werte korrigieren | – | in der Detailansicht |
| Freigeben | nur wenn Ihre Administration die automatische Freigabe eingerichtet hat | sonst manuell |
| Einem Beschaffungsprozess zuordnen | über Referenzen wie Bestell- oder Angebotsnummern | Zuordnung prüfen und bei Bedarf korrigieren |
| Abweichungen zwischen Belegen erkennen | ja | Abweichung bewerten und entscheiden |
| Daten exportieren oder übertragen | über eingerichtete Integrationen | Export manuell auslösen |
FlowEngine ändert freigegebene Daten nicht selbstständig und korrigiert keine Abweichungen automatisch. Die fachliche Verantwortung für ein Ergebnis liegt bei der Person, die es freigibt.
Verfügbarkeit von Funktionen#
Nicht jede Funktion steht in jeder Firma zur Verfügung. Der Angebotsvergleich und Integrationen hängen von der Freischaltung für Ihre Firma ab, der E-Mail-Eingang von der Einrichtung Ihrer Installation. Das Rechnungsmanagement ist in Vorbereitung und noch nicht allgemein verfügbar. Nicht freigeschaltete Bereiche erscheinen nicht in der Navigation.