Allgemeine Nutzungs- und Geschäftsbedingungen für FlowEngine

Stand: 30. Juli 2026

Version: 1.0

1. Anbieter und Geltungsbereich

1.1 Anbieter

Anbieter der Software-as-a-Service-Anwendung FlowEngine, nachfolgend „Plattform“, „Software“, „Dienst“ oder „SaaS-Dienst“ genannt, ist:

KM-Digitalwerk Gbr

GbR

Brookstr. 4, 33449 Langenberg

Pascal Kleinehanding & Heinrich Mater

p.kleinehanding@km-digitalwerk.de

0157 33666382

nachfolgend „Anbieter“ genannt.

1.2 Ausschließliche B2B-Nutzung

Diese Allgemeinen Nutzungs- und Geschäftsbedingungen gelten ausschließlich gegenüber:

Unternehmern im Sinne des § 14 BGB,
juristischen Personen des öffentlichen Rechts und
öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.

Die Plattform ist nicht für Verbraucher bestimmt. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

Der Kunde bestätigt bei Vertragsschluss, dass er die Plattform ausschließlich in Ausübung seiner gewerblichen, selbstständigen beruflichen oder öffentlich-rechtlichen Tätigkeit nutzt.

Der Anbieter ist berechtigt, geeignete Nachweise über die Unternehmereigenschaft des Kunden zu verlangen. Hierzu können insbesondere Gewerbeanmeldungen, Handelsregisterauszüge, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder vergleichbare Nachweise gehören.

1.3 Vertragspartner

Vertragspartner des Anbieters ist das im Bestellvorgang, Angebot, Auftrag oder Bestellformular bezeichnete Unternehmen, nachfolgend „Kunde“ genannt.

Personen, die für den Kunden Benutzerkonten verwenden, werden als „Nutzer“ oder „autorisierte Nutzer“ bezeichnet.

Der Kunde stellt sicher, dass seine Nutzer diese Bedingungen einhalten.

1.4 Keine entgegenstehenden Bedingungen des Kunden

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

Die vorbehaltlose Erbringung von Leistungen durch den Anbieter gilt nicht als Zustimmung zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Kunden.

2. Vertragsbestandteile und Rangfolge

2.1 Vertragsunterlagen

Der Vertrag zwischen Anbieter und Kunde kann insbesondere aus folgenden Bestandteilen bestehen:

individuell ausgehandelten Vereinbarungen,
einem Angebot, Bestellformular, Auftrag oder Order Form,
einer Leistungsbeschreibung,
einer Tarif- oder Preisbeschreibung,
einer Service-Level-Vereinbarung,
einem Auftragsverarbeitungsvertrag,
diesen Allgemeinen Nutzungs- und Geschäftsbedingungen,
den Nutzungs-, Prüf- und Haftungshinweisen,
einer Richtlinie zur zulässigen Nutzung,
der jeweils bereitgestellten Produkt- und API-Dokumentation.

2.2 Rangfolge

Bei Widersprüchen gilt grundsätzlich folgende Rangfolge:

individuell ausgehandelte Vereinbarungen,
das vom Anbieter bestätigte Angebot oder Bestellformular,
eine gesonderte Service-Level-Vereinbarung,
der Auftragsverarbeitungsvertrag für datenschutzrechtliche Fragen,
diese Allgemeinen Nutzungs- und Geschäftsbedingungen,
die Nutzungs-, Prüf- und Haftungshinweise,
die Leistungs-, Tarif- und Produktbeschreibung,
die technische Dokumentation.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag hat ausschließlich bei datenschutzrechtlichen Widersprüchen Vorrang.

2.3 Einbeziehung weiterer Dokumente

Dokumente werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn bei Vertragsschluss auf sie hingewiesen wird und sie dem Kunden vor Vertragsschluss zugänglich gemacht werden.

Marketingunterlagen, Präsentationen, Demo-Inhalte und unverbindliche Produktvorschauen werden nur Vertragsbestandteil, wenn dies ausdrücklich vereinbart wird.

3. Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser Bedingungen bezeichnet:

„Administratorkonto“ das Benutzerkonto, über das der Kunde Nutzer, Berechtigungen, Tarife, Schnittstellen und Einstellungen verwalten kann.

„Autorisierte Nutzer“ Personen, denen der Kunde vertragsgemäß Zugriff auf die Plattform gewährt.

„Dokumenteneinheit“ eine im jeweiligen Tarif definierte Abrechnungseinheit für die Verarbeitung eines Dokuments, einer Datei, einer Seite oder eines Verarbeitungsvorgangs.

„Eingabedaten“ oder „Input“ alle Dokumente, Texte, Dateien, E-Mails, Stammdaten, Anweisungen, Konfigurationen und sonstigen Inhalte, die der Kunde oder seine Nutzer in die Plattform einstellen oder an diese übermitteln.

„Ausgabedaten“ oder „Output“ Ergebnisse, die von der Plattform erzeugt oder aufbereitet werden, insbesondere extrahierte Werte, Klassifizierungen, Zuordnungen, Vergleiche, Hinweise, Zusammenfassungen, Vorschläge und generierte Texte.

„Kundendaten“ Eingabedaten, Ausgabedaten sowie sonstige Daten, die der Kunde bei der vertragsgemäßen Nutzung der Plattform erzeugt.

„Geschäftsvorgang“ oder „Prozess“ eine innerhalb der Plattform zusammengefasste Dokumenten- oder Vorgangskette, beispielsweise aus Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung.

„KI-Funktionen“ Funktionen, die ganz oder teilweise auf künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen, Sprachmodellen, Texterkennung oder vergleichbaren automatisierten Verfahren beruhen.

„Verarbeitungsgrenze“ die im gebuchten Tarif festgelegte Anzahl von Nutzern, Dokumenteneinheiten, API-Aufrufen, Speicherplatz oder sonstigen Ressourcen.

4. Vertragsschluss

4.1 Darstellung auf der Website

Die Darstellung der Plattform, ihrer Funktionen und Tarife auf der Website stellt grundsätzlich kein rechtlich bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung an den Kunden, ein Angebot zum Vertragsschluss abzugeben.

4.2 Online-Vertragsschluss

Beim Online-Vertragsschluss gibt der Kunde durch Abschluss des vorgesehenen Bestell- oder Registrierungsvorgangs ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Vertrags ab.

Vor Abgabe seiner Bestellung kann der Kunde seine Eingaben prüfen und korrigieren.

Der Anbieter kann das Angebot insbesondere annehmen durch:

eine ausdrückliche Auftragsbestätigung,
eine Bestätigung per E-Mail,
die Bereitstellung eines kostenpflichtigen Kundenkontos,
die Freischaltung des gewählten Tarifs oder
den Beginn der vereinbarten Leistungserbringung.

Eine automatisierte Eingangsbestätigung stellt noch keine Vertragsannahme dar, sofern sie nicht ausdrücklich als Auftragsbestätigung bezeichnet wird.

4.3 Individuelle Angebote

Bei individuell angebotenen Leistungen kommt der Vertrag zustande durch:

Unterzeichnung des Angebots,
Annahme in Textform,
elektronische Bestätigung,
Rücksendung eines Bestellformulars oder
Beginn der Leistungserbringung auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden.

Die im individuellen Angebot festgelegten Leistungen, Preise, Laufzeiten und Nutzungsgrenzen gehen abweichenden Angaben auf der Website vor.

4.4 Vertretungsberechtigung

Die für den Kunden handelnde Person bestätigt, zum Abschluss des Vertrags und zur Abgabe der erforderlichen Erklärungen berechtigt zu sein.

Handelt eine Person ohne ausreichende Vertretungsberechtigung, bleibt eine persönliche Haftung nach den gesetzlichen Vorschriften unberührt.

4.5 Testzugänge

Ein Testzugang dient ausschließlich der zeitlich begrenzten Erprobung der Plattform.

Soweit nicht ausdrücklich anders angegeben:

besteht kein Anspruch auf einen Testzugang,
kann der Funktionsumfang eingeschränkt sein,
dürfen Testzugänge nicht produktiv für geschäftskritische Prozesse eingesetzt werden,
kann der Anbieter Testdaten nach Ablauf des Testzeitraums löschen und
geht ein Testzugang nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Vertrag über.

Eine automatische Umwandlung in einen kostenpflichtigen Tarif erfolgt nur, wenn der Kunde vorab ausdrücklich darüber informiert wurde und dem kostenpflichtigen Vertrag zugestimmt hat.

5. Vertragsgegenstand

5.1 Bereitstellung der Plattform

Der Anbieter stellt dem Kunden die Plattform während der Vertragslaufzeit über das Internet zur Verfügung.

Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach:

dem gebuchten Tarif,
dem individuellen Angebot,
der Leistungsbeschreibung,
vereinbarten Zusatzmodulen,
aktivierten Schnittstellen und
gegebenenfalls einer Service-Level-Vereinbarung.

5.2 Typische Funktionen

Die Plattform kann insbesondere folgende Funktionen bereitstellen:

Hochladen und Entgegennehmen von Dokumenten,
Übernahme von Dokumenten aus E-Mail-Postfächern,
Viren- und Dateiprüfungen,
Texterkennung,
Klassifizierung von Dokumentarten,
Extraktion von Dokumentinhalten,
Zuordnung von Dokumenten zu Geschäftsvorgängen,
Verbindung von Vorgänger- und Nachfolgedokumenten,
Vergleich von Dokumenten und Werten,
Markierung möglicher Abweichungen,
Anzeige fehlender Dokumente,
Erstellung von Erinnerungen,
Erzeugung von Text- und E-Mail-Vorschlägen,
Bereitstellung von Exporten,
API-Zugriff und
administrative Auswertungen.

5.3 Kein Anspruch auf nicht vereinbarte Funktionen

Ein Anspruch auf bestimmte Funktionen besteht nur, wenn diese Bestandteil des gebuchten Tarifs oder ausdrücklich vereinbart sind.

Insbesondere besteht kein Anspruch auf:

Funktionen aus Produktvorschauen,
angekündigte zukünftige Funktionen,
Beta-Funktionen,
bestimmte KI-Modelle,
bestimmte Drittanbieter-Schnittstellen oder
individuelle Entwicklungen.

5.4 Technische Voraussetzungen

Der Kunde ist für die technischen Voraussetzungen auf seiner Seite verantwortlich. Hierzu gehören insbesondere:

ein geeigneter Internetzugang,
unterstützte Browser und Endgeräte,
ordnungsgemäß eingerichtete E-Mail-Systeme,
geeignete Dateiformate,
sichere Zugangsdaten,
erforderliche Firewall- und Netzwerkeinstellungen sowie
kompatible Schnittstellen.

6. Charakter der KI-gestützten Leistungen

6.1 Arbeitshilfe

Die Plattform ist eine technische Arbeits-, Organisations-, Analyse- und Entscheidungshilfe.

Sie ersetzt weder:

die fachliche Prüfung durch den Kunden,
interne Freigabeprozesse,
ein Vier-Augen-Prinzip,
die Kontrolle von Originaldokumenten,
eine Rechts- oder Steuerberatung noch
die unternehmerische Entscheidung des Kunden.

6.2 Probabilistische Ergebnisse

KI-gestützte und automatisierte Verfahren können auch bei technisch ordnungsgemäßer Funktion falsche, unvollständige, uneindeutige oder nicht reproduzierbare Ergebnisse erzeugen.

Ausgabedaten können insbesondere:

Inhalte übersehen,
Zahlen oder Zeichen verwechseln,
Dokumente falsch klassifizieren,
Dokumente einem falschen Vorgang zuordnen,
Abweichungen nicht erkennen,
nicht bestehende Abweichungen anzeigen,
Zusammenhänge unzutreffend interpretieren oder
scheinbar plausible, tatsächlich aber fehlerhafte Aussagen enthalten.

6.3 Human-in-the-Loop

Die Plattform ist für einen Human-in-the-Loop-Workflow vorgesehen.

Sämtliche geschäftlich, wirtschaftlich, rechtlich, steuerlich oder buchhalterisch relevanten Ausgabedaten müssen vor ihrer Verwendung durch eine fachlich geeignete Person geprüft werden.

Maßgeblich bleibt stets das jeweilige Originaldokument.

6.4 Keine vollautomatische Freigabe

Der Kunde darf Ergebnisse der Plattform nicht ungeprüft zur automatisierten Auslösung insbesondere folgender Maßnahmen verwenden:

Bestellungen,
Auftragsannahmen,
Vertragsschlüsse,
Rechnungsfreigaben,
Zahlungen,
Buchungen,
Mahnungen,
Reklamationen,
Fristabläufe oder
sonstige rechtsverbindliche Erklärungen.

Abweichendes gilt nur, wenn eine solche Automatisierung ausdrücklich vertraglich vereinbart wurde und der Kunde geeignete Kontroll- und Freigabemechanismen eingerichtet hat.

7. Nutzungsrecht an der Plattform

7.1 Einfaches Nutzungsrecht

Der Anbieter gewährt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Plattform im vereinbarten Umfang für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.

7.2 Nutzung durch verbundene Unternehmen

Eine Nutzung durch verbundene Unternehmen, Tochtergesellschaften, externe Dienstleister oder Kunden des Kunden ist nur zulässig, wenn:

dies im gebuchten Tarif vorgesehen ist,
dies ausdrücklich vereinbart wurde oder
der Anbieter vorher in Textform zugestimmt hat.

7.3 Keine Überlassung der Software

Der Kunde erhält keinen Anspruch auf:

Herausgabe des Quellcodes,
Überlassung einer ausführbaren Programmkopie,
Installation auf eigenen Systemen,
Offenlegung von Modellen oder Algorithmen oder
Übertragung von Eigentumsrechten an der Plattform.

7.4 Dokumentation

Der Kunde darf die bereitgestellte Dokumentation ausschließlich zur vertragsgemäßen Nutzung der Plattform verwenden und für seine autorisierten Nutzer vervielfältigen.

8. Benutzerkonten und Berechtigungen

8.1 Administratorkonto

Der Kunde bestimmt mindestens einen Administrator.

Administratoren können insbesondere:

weitere Nutzer einladen,
Nutzer entfernen,
Rollen und Berechtigungen vergeben,
Einstellungen ändern,
Schnittstellen aktivieren,
Exporte auslösen und
kostenpflichtige Zusatzleistungen buchen, soweit dies technisch ermöglicht wird.

Handlungen eines Administrators gelten gegenüber dem Anbieter als Handlungen des Kunden.

8.2 Verantwortung für Nutzer

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass:

ausschließlich autorisierte Personen Zugriff erhalten,
Berechtigungen nach dem Erforderlichkeitsprinzip vergeben werden,
ausgeschiedene oder nicht mehr berechtigte Personen unverzüglich gesperrt werden,
Administratorrechte nur geeigneten Personen zugewiesen werden und
die Nutzung der Plattform intern angemessen überwacht wird.

8.3 Zugangsdaten

Zugangsdaten sind personenbezogen und dürfen grundsätzlich nicht gemeinsam genutzt oder weitergegeben werden.

Der Kunde und seine Nutzer müssen:

sichere Passwörter verwenden,
Mehr-Faktor-Authentifizierung verwenden, soweit angeboten,
Zugangsdaten geheim halten,
unberechtigte Zugriffe unverzüglich melden und
betroffene Zugangsdaten unverzüglich ändern.

8.4 Vermuteter Missbrauch

Bestehen konkrete Anhaltspunkte für einen unberechtigten Zugriff, darf der Anbieter das betroffene Konto vorübergehend sperren.

Der Anbieter informiert den Kunden grundsätzlich unverzüglich, soweit keine Sicherheits-, Ermittlungs- oder Rechtsgründe entgegenstehen.

9. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist insbesondere verpflichtet:

vollständige und richtige Registrierungs- und Unternehmensdaten anzugeben,
Änderungen seiner Kontaktdaten unverzüglich mitzuteilen,
die Plattform nur vertragsgemäß zu nutzen,
geltende Gesetze und Rechte Dritter einzuhalten,
nur Inhalte zu verarbeiten, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist,
erforderliche Einwilligungen und Rechtsgrundlagen selbst sicherzustellen,
interne Prüf- und Freigabeprozesse einzurichten,
Ausgabedaten vor ihrer Verwendung zu prüfen,
Originaldokumente unabhängig von der Plattform aufzubewahren,
gesetzliche und vertragliche Fristen eigenständig zu überwachen,
geeignete Datensicherungen und Exporte vorzunehmen,
Nutzer angemessen zu schulen,
ungewöhnliche oder besonders hohe Risiken vorab mitzuteilen,
erkennbare Fehler nicht weiterzuverwenden,
Sicherheitsvorfälle unverzüglich zu melden und
zumutbare Maßnahmen zur Schadensvermeidung und Schadensminderung zu treffen.

10. Zulässige Nutzung

10.1 Vertragsgemäßer Zweck

Die Plattform darf ausschließlich für den vereinbarten geschäftlichen Zweck und innerhalb der vereinbarten Nutzungsgrenzen verwendet werden.

10.2 Verbotene Nutzung

Untersagt sind insbesondere:

rechtswidrige oder betrügerische Nutzungen,
Verarbeitung rechtswidrig beschaffter Daten,
Verletzung von Urheber-, Marken-, Persönlichkeits- oder Geschäftsgeheimnisrechten,
Verbreitung von Schadsoftware,
Umgehung technischer Schutzmaßnahmen,
Umgehung von Nutzungs- oder Abrechnungsgrenzen,
automatisierte Massenzugriffe außerhalb freigegebener Schnittstellen,
Belastung der Systeme durch unangemessen hohe Abfragen,
unberechtigte Sicherheits- oder Penetrationstests,
Auslesen fremder Kundendaten,
Weiterverkauf oder öffentliche Bereitstellung der Plattform,
Nutzung zum Aufbau eines unmittelbar konkurrierenden Dienstes,
Reverse Engineering, Dekompilierung oder Disassemblierung, soweit nicht zwingend gesetzlich erlaubt,
Entfernung von Schutz-, Urheber- oder Herkunftshinweisen,
Verwendung der Plattform zur Durchführung verbotener KI-Praktiken,
Verarbeitung von Inhalten, die zu unmittelbaren Gefahren für Leben oder Gesundheit führen können, sowie
Nutzung als alleinige Entscheidungsgrundlage in sicherheitskritischen Bereichen.

10.3 Besonders geschützte Daten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, strafrechtliche Daten, Berufsgeheimnisse oder vergleichbar sensible Informationen dürfen nur verarbeitet werden, wenn:

dies vom vereinbarten Leistungsumfang umfasst ist,
eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht,
erforderliche Schutzmaßnahmen umgesetzt wurden und
keine ausdrückliche Beschränkung des Anbieters entgegensteht.

10.4 Keine Umgehung von Tarifen

Der Kunde darf nicht:

mehrere Konten zur Umgehung von Nutzungsgrenzen erstellen,
Dokumente künstlich aufteilen oder zusammenführen, um die Abrechnung zu manipulieren,
API-Schlüssel zwischen nicht autorisierten Unternehmen austauschen oder
technische Beschränkungen umgehen.

11. Kundendaten und Eingabedaten

11.1 Rechte des Kunden

Der Kunde behält sämtliche ihm zustehenden Rechte an seinen Eingabedaten und sonstigen Kundendaten.

Der Vertrag überträgt dem Anbieter kein Eigentum an den Geschäftsdokumenten des Kunden.

11.2 Erforderliches Nutzungsrecht des Anbieters

Der Kunde räumt dem Anbieter für die Vertragslaufzeit ein einfaches, räumlich auf die Leistungserbringung beschränktes und auf den Vertragszweck begrenztes Recht ein, Kundendaten zu:

speichern,
vervielfältigen,
technisch umwandeln,
analysieren,
übertragen,
anzeigen und
anderweitig verarbeiten,

soweit dies für die Erbringung, Sicherung, Wartung und Unterstützung der vereinbarten Leistungen erforderlich ist.

11.3 Verantwortung des Kunden

Der Kunde gewährleistet, dass:

er zur Übermittlung und Verarbeitung der Eingabedaten berechtigt ist,
die Eingabedaten keine Rechte Dritter verletzen,
erforderliche Informationspflichten erfüllt wurden,
erforderliche Einwilligungen vorliegen und
die Verarbeitung nicht gegen gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflichten verstößt.

11.4 Keine inhaltliche Vorabprüfung

Der Anbieter ist nicht verpflichtet, sämtliche Kundendaten vor oder während der Verarbeitung auf Rechtmäßigkeit, Richtigkeit oder Rechte Dritter zu prüfen.

Der Anbieter darf Inhalte sperren oder entfernen, wenn konkrete Anhaltspunkte für einen Rechtsverstoß oder eine erhebliche Sicherheitsgefährdung bestehen.

12. Verwendung von Kundendaten für KI-Training

12.1 Kein allgemeines Training ohne Vereinbarung

Der Anbieter verwendet vertrauliche Kundendokumente und personenbezogene Kundendaten nicht zum allgemeinen Training von KI-Modellen, sofern dies nicht ausdrücklich und gesondert mit dem Kunden vereinbart wurde.

12.2 Erforderliche technische Verarbeitung

Zulässig bleibt die Verarbeitung von Kundendaten, soweit sie erforderlich ist für:

die Durchführung des konkreten Verarbeitungsvorgangs,
die Bereitstellung der vertraglichen Funktion,
die Fehleranalyse,
die IT-Sicherheit,
die Missbrauchsverhinderung,
den Support oder
die Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

12.3 Freiwillige Trainingsfreigabe

Eine Verwendung für allgemeine Produkt- oder Modellverbesserungen darf nur erfolgen, wenn:

der Kunde vorher ausdrücklich zugestimmt hat,
der Verwendungszweck klar beschrieben wurde,
datenschutzrechtliche Voraussetzungen erfüllt sind und
eine gegebenenfalls erteilte Einwilligung oder Freigabe widerrufen werden kann, soweit gesetzlich vorgesehen.

12.4 Aggregierte technische Daten

Der Anbieter darf anonymisierte oder hinreichend aggregierte technische Nutzungsdaten verwenden, um:

Stabilität und Leistung zu messen,
Kapazitäten zu planen,
Fehler zu erkennen,
Sicherheitsmaßnahmen zu verbessern und
allgemeine Produktfunktionen weiterzuentwickeln.

Eine Identifizierung des Kunden oder betroffener Personen darf anhand solcher Daten nicht ohne unverhältnismäßigen Aufwand möglich sein.

13. Rechte an Ausgabedaten

13.1 Zuordnung zum Kunden

Soweit an Ausgabedaten übertragbare Rechte des Anbieters entstehen, räumt der Anbieter dem Kunden daran ein zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes Nutzungsrecht für dessen geschäftliche Zwecke ein.

Soweit rechtlich möglich und vertraglich erforderlich, überträgt der Anbieter dem Kunden die entsprechenden übertragbaren Rechte.

13.2 Keine Garantie eigener Schutzrechte

KI-generierte oder rein automatisiert erzeugte Ausgabedaten können möglicherweise keinen eigenen urheberrechtlichen oder sonstigen Schutz genießen.

Der Anbieter garantiert daher nicht, dass:

an einem Output ausschließliche Rechte entstehen,
der Output einzigartig ist,
ähnliche Ausgaben nicht auch für andere Nutzer erzeugt werden oder
der Kunde Dritte von der Nutzung ähnlicher Inhalte ausschließen kann.

13.3 Prüfung auf Rechte Dritter

Der Kunde muss vor einer Veröffentlichung oder sonstigen externen Verwendung prüfen, ob Ausgabedaten:

Rechte Dritter verletzen,
geschützte Bezeichnungen enthalten,
vertrauliche Informationen wiedergeben,
sachlich richtig sind und
für den vorgesehenen Zweck verwendet werden dürfen.

13.4 Originaldokumente

Ausgabedaten verändern die rechtliche Zuordnung und das Eigentum an den zugrunde liegenden Originaldokumenten nicht.

14. Tarife und Nutzungsgrenzen

14.1 Tarifabhängige Leistungen

Der Leistungsumfang kann insbesondere abhängen von:

der Anzahl autorisierter Nutzer,
der Anzahl verarbeitbarer Dokumente,
der Anzahl von Dokumentseiten,
dem verfügbaren Speicherplatz,
der Anzahl von Geschäftsvorgängen,
der Anzahl von API-Aufrufen,
der Verarbeitungsgeschwindigkeit,
den verfügbaren KI-Funktionen,
den Exportfunktionen,
dem Supportumfang und
der Speicher- oder Aufbewahrungsdauer.

14.2 Verbrauch von Dokumenteneinheiten

Die Abrechnung einer Dokumenteneinheit erfolgt gemäß der bei Vertragsschluss geltenden Tarifbeschreibung.

Eine Dokumenteneinheit kann insbesondere mit dem Eingang, Hochladen, technischen Einlesen, der Texterkennung oder der KI-Verarbeitung eines Dokuments verbraucht sein.

Fehlgeschlagene Verarbeitungen werden nicht berechnet, soweit der Fehlschlag ausschließlich aus dem Verantwortungsbereich des Anbieters stammt.

Erneute Verarbeitungen aufgrund:

fehlerhafter Ausgangsdokumente,
Änderungen durch den Kunden,
manueller Neuübermittlung oder
erneuter Beauftragung

können als neue Dokumenteneinheiten berechnet werden.

14.3 Überschreitung von Nutzungsgrenzen

Bei Erreichen einer Nutzungsgrenze kann der Anbieter je nach Tarif:

weitere Verarbeitungen vorübergehend zurückstellen,
Zusatzkontingente anbieten,
nutzungsabhängige Mehrkosten berechnen,
den Kunden auf einen höheren Tarif hinweisen oder
die betreffende Funktion bis zum nächsten Abrechnungszeitraum beschränken.

Zusatzkosten müssen vor ihrer Entstehung vertraglich vereinbart oder für den Kunden eindeutig erkennbar sein.

14.4 Fair Use

Als „unbegrenzt“ bezeichnete Leistungen unterliegen einer angemessenen geschäftsüblichen Nutzung.

Eine missbräuchliche oder technisch außergewöhnliche Nutzung liegt insbesondere vor, wenn sie:

die Stabilität der Plattform beeinträchtigt,
andere Kunden wesentlich beeinträchtigt,
erkennbar der Umgehung eines Tarifs dient oder
die übliche Nutzung vergleichbarer Kunden erheblich überschreitet.

Vor einer dauerhaften Beschränkung soll der Anbieter den Kunden grundsätzlich informieren und Gelegenheit zur Anpassung oder Tarifumstellung geben.

15. API und Schnittstellen

15.1 API-Nutzung

Ein API-Zugang besteht nur, wenn er im gebuchten Tarif enthalten oder gesondert vereinbart ist.

Der Kunde darf die API ausschließlich:

nach Maßgabe der technischen Dokumentation,
mit zugewiesenen Zugangsdaten,
innerhalb der vereinbarten Abrufgrenzen und
für den vereinbarten Geschäftszweck

nutzen.

15.2 API-Schlüssel

API-Schlüssel müssen vertraulich behandelt und technisch angemessen geschützt werden.

Der Kunde ist für sämtliche Zugriffe verantwortlich, die mit seinen API-Schlüsseln erfolgen, sofern er nicht nachweist, dass der Zugriff ohne sein Verschulden durch einen unberechtigten Dritten erfolgt ist.

15.3 Änderungen

Der Anbieter darf APIs ändern, wenn dies aus Sicherheits-, Rechts-, Kompatibilitäts- oder Weiterentwicklungsgründen erforderlich ist.

Bei wesentlichen, nicht ausschließlich sicherheitsbedingten Änderungen wird der Anbieter nach Möglichkeit:

vorab informieren,
eine Übergangsfrist gewähren und
aktualisierte Dokumentation bereitstellen.

15.4 Drittanwendungen

Der Kunde ist für von ihm oder in seinem Auftrag entwickelte Integrationen selbst verantwortlich.

Der Anbieter haftet nicht für Störungen, die ausschließlich durch eine fehlerhafte oder nicht freigegebene Integration des Kunden verursacht werden.

16. Dienste und Schnittstellen Dritter

16.1 Drittanbieter

Die Plattform kann Leistungen externer Anbieter verwenden, beispielsweise:

Hosting- und Rechenzentrumsleistungen,
Speicherlösungen,
E-Mail-Dienste,
Authentifizierungsdienste,
Virenscanner,
Texterkennungsdienste,
KI-Modelle und
Kommunikationsschnittstellen.

16.2 Verantwortungsbereiche

Soweit der Anbieter einen Drittanbieter zur Erfüllung eigener Vertragspflichten einsetzt, bleibt die gesetzliche Verantwortlichkeit des Anbieters unberührt.

Für Dienste, die der Kunde selbst auswählt, beauftragt, konfiguriert oder mit der Plattform verbindet, ist der Kunde verantwortlich.

16.3 Änderungen externer Dienste

Ändert oder beendet ein Drittanbieter eine Schnittstelle oder Leistung, darf der Anbieter die betroffene Integration anpassen, ersetzen oder einstellen, sofern:

die Änderung nicht vom Anbieter beherrscht werden kann,
eine Fortführung technisch oder wirtschaftlich unzumutbar ist und
die Hauptleistung der Plattform nicht unangemessen beeinträchtigt wird.

Der Anbieter wird den Kunden über wesentliche Auswirkungen angemessen informieren.

17. Verfügbarkeit, Wartung und Support

17.1 Verfügbarkeit

Eine verbindliche Mindestverfügbarkeit besteht nur, wenn sie ausdrücklich in einer Service-Level-Vereinbarung oder Leistungsbeschreibung vereinbart wurde.

Ohne gesonderte Vereinbarung schuldet der Anbieter eine dem Stand und der Art eines internetbasierten SaaS-Dienstes entsprechende Verfügbarkeit.

17.2 Nicht berücksichtigte Ausfallzeiten

Bei der Berechnung einer vereinbarten Verfügbarkeit können insbesondere unberücksichtigt bleiben:

angekündigte Wartungsfenster,
vom Kunden verursachte Störungen,
Störungen der Internetanbindung des Kunden,
Störungen kundeneigener Systeme,
Störungen kundenseitig gewählter Drittanbieter,
höhere Gewalt,
notwendige Sicherheitsmaßnahmen und
dringende Maßnahmen zur Abwehr konkreter Gefahren.

Das Nähere regelt eine gegebenenfalls vereinbarte Service-Level-Vereinbarung.

17.3 Wartungsarbeiten

Der Anbieter darf Wartungs-, Sicherheits- und Aktualisierungsarbeiten durchführen.

Planbare Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit:

außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt,
rechtzeitig angekündigt und
auf den erforderlichen Zeitraum beschränkt.

Dringende Sicherheitsmaßnahmen dürfen ohne vorherige Ankündigung durchgeführt werden.

17.4 Support

Supportleistungen richten sich nach dem gebuchten Tarif.

Supportanfragen können über folgende Wege eingereicht werden:

p.kleinehanding@km-digitalwerk.de

Support-Portal: nicht gesondert angegeben

0157 33666382

Angegebene Reaktionszeiten sind nur verbindlich, wenn sie ausdrücklich als Service Level vereinbart wurden.

18. Informationssicherheit

18.1 Maßnahmen des Anbieters

Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Plattform und der verarbeiteten Daten.

Die Maßnahmen orientieren sich insbesondere an:

Art und Umfang der Verarbeitung,
dem Stand der Technik,
Implementierungskosten,
Eintrittswahrscheinlichkeit möglicher Risiken und
Schwere möglicher Folgen.

18.2 Sicherheitsmaßnahmen des Kunden

Der Kunde ist insbesondere verantwortlich für:

sichere Endgeräte,
aktuelle Browser und Betriebssysteme,
Schutz vor Schadsoftware,
sichere Benutzerverwaltung,
sichere API-Schlüssel,
angemessene Berechtigungskonzepte,
Schulung seiner Nutzer und
Schutz seiner eigenen Netzwerke.

18.3 Sicherheitsvorfälle

Der Kunde muss tatsächliche oder vermutete Sicherheitsvorfälle unverzüglich an p.kleinehanding@km-digitalwerk.de melden.

Der Kunde soll dabei alle verfügbaren Informationen übermitteln, die zur Untersuchung und Begrenzung des Vorfalls erforderlich sind.

18.4 Sicherheitsprüfungen

Sicherheitsprüfungen, Schwachstellenscans und Penetrationstests gegen Systeme des Anbieters bedürfen der vorherigen Zustimmung in Textform.

Hiervon unberührt bleibt die verantwortungsvolle Meldung einer zufällig entdeckten Schwachstelle.

19. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

19.1 Rollenverteilung

Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Der Kunde ist grundsätzlich Verantwortlicher für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der von ihm bereitgestellten personenbezogenen Daten.

19.2 Eigene Verarbeitung des Anbieters

Soweit der Anbieter personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet, insbesondere:

Vertragsverwaltung,
Abrechnung,
Missbrauchsverhinderung,
IT-Sicherheit,
gesetzliche Nachweispflichten oder
Kommunikation mit Ansprechpartnern,

richtet sich die Verarbeitung nach der Datenschutzerklärung des Anbieters.

19.3 Unterauftragnehmer

Der Einsatz datenschutzrechtlicher Unterauftragnehmer richtet sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

19.4 Datenschutzanfragen

Erhält der Anbieter Anfragen betroffener Personen zu Daten, die der Anbieter im Auftrag des Kunden verarbeitet, wird er die Anfrage grundsätzlich an den Kunden weiterleiten, soweit keine gesetzliche Pflicht zu einer unmittelbaren Bearbeitung besteht.

19.5 Keine datenschutzrechtliche Beratung

Der Anbieter prüft nicht abschließend, ob der konkrete Einsatz der Plattform durch den Kunden datenschutzrechtlich zulässig ist.

Der Kunde muss insbesondere selbst prüfen:

Rechtsgrundlagen,
Informationspflichten,
Löschfristen,
Mitbestimmungsrechte,
Datenschutz-Folgenabschätzungen und
branchenspezifische Anforderungen.

20. KI-Kompetenz und Schulung der Nutzer

Der Kunde stellt sicher, dass Personen, die für ihn mit den KI-Funktionen der Plattform arbeiten, entsprechend ihrer Aufgaben angemessen eingewiesen werden.

Die Einweisung soll insbesondere umfassen:

Zweck und Grenzen der KI-Funktionen,
mögliche Fehlerarten,
Bedeutung menschlicher Kontrolle,
Umgang mit vertraulichen Daten,
Prüfung von Ausgabedaten,
interne Eskalationswege und
Verbot ungeprüfter geschäftlicher Folgehandlungen.

Der Anbieter kann hierfür Dokumentationen, Schulungsunterlagen oder Onboarding-Leistungen bereitstellen.

Eine vom Anbieter bereitgestellte allgemeine Dokumentation ersetzt nicht die auf den konkreten Einsatz des Kunden abgestimmte interne Schulung.

21. Vertraulichkeit

21.1 Vertrauliche Informationen

Vertrauliche Informationen sind alle nicht öffentlichen geschäftlichen, technischen, finanziellen oder organisatorischen Informationen, die:

als vertraulich gekennzeichnet sind oder
nach ihrer Art oder den Umständen ihrer Offenlegung als vertraulich anzusehen sind.

Hierzu gehören insbesondere:

Geschäftsgeheimnisse,
Kundendokumente,
Preise,
Kalkulationen,
technische Konzepte,
Quellcode,
Sicherheitsinformationen,
Zugangsdaten und
unveröffentlichte Produktplanungen.

21.2 Vertrauliche Behandlung

Beide Parteien verpflichten sich:

vertrauliche Informationen ausschließlich für Vertragszwecke zu verwenden,
sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen und
sie nur solchen Personen zugänglich zu machen, die sie für die Vertragsdurchführung benötigen und angemessen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

21.3 Ausnahmen

Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die nachweislich:

öffentlich bekannt waren oder ohne Vertragsverletzung öffentlich bekannt werden,
der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren,
rechtmäßig von einem Dritten erlangt wurden,
unabhängig entwickelt wurden oder
aufgrund einer gesetzlichen oder behördlichen Pflicht offengelegt werden müssen.

21.4 Gesetzlich erforderliche Offenlegung

Soweit rechtlich zulässig, informiert die offenlegende Partei die andere Partei vor einer gesetzlich erforderlichen Offenlegung.

21.5 Fortgeltung

Die Vertraulichkeitspflichten gelten für die Dauer des Vertrags und für [z. B. fünf Jahre] nach Vertragsende fort.

Geschäftsgeheimnisse sind solange vertraulich zu behandeln, wie sie gesetzlich als Geschäftsgeheimnisse geschützt sind.

22. Vergütung und Abrechnung

22.1 Preise

Die Vergütung ergibt sich aus:

dem gebuchten Tarif,
dem individuellen Angebot,
dem Bestellformular oder
der jeweils vereinbarten Preisliste.

Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.

22.2 Abrechnungszeitraum

Die Abrechnung erfolgt je nach Vereinbarung:

monatlich,
jährlich,
nutzungsabhängig,
im Voraus,
nachträglich oder
nach individuellen Abrechnungsmeilensteinen.

22.3 Rechnungsstellung

Rechnungen können elektronisch an die vom Kunden angegebene Rechnungsadresse übermittelt werden.

Der Kunde muss Änderungen seiner Rechnungsdaten unverzüglich mitteilen.

22.4 Fälligkeit

Rechnungen sind innerhalb von [14 Tagen] ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

22.5 Einwendungen

Einwendungen gegen Rechnungen soll der Kunde innerhalb von [30 Tagen] nach Zugang mitteilen.

Gesetzliche Rechte des Kunden bei später erkennbaren Fehlern bleiben unberührt.

22.6 Zahlungsverzug

Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugsregelungen.

Der Anbieter darf nach erfolgloser Mahnung und angemessener Fristsetzung den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen vorübergehend sperren, sofern:

die Forderung fällig und nicht nur geringfügig ist,
der Kunde keinen nachvollziehbar begründeten Einwand erhoben hat und
die Sperrung unter Berücksichtigung der beiderseitigen Interessen verhältnismäßig ist.

23. Preisänderungen

23.1 Bestehende Vertragslaufzeit

Während einer verbindlich vereinbarten Mindestlaufzeit werden die vereinbarten Grundpreise grundsätzlich nicht geändert, sofern nicht:

eine ausdrückliche Preisgleitklausel vereinbart wurde,
sich der Leistungsumfang auf Wunsch des Kunden ändert oder
zusätzliche nutzungsabhängige Leistungen anfallen.

23.2 Verlängerungszeiträume

Der Anbieter kann Preise für zukünftige Verlängerungszeiträume anpassen, wenn hierfür ein sachlicher Grund besteht, beispielsweise:

gestiegene Hosting- oder Infrastrukturkosten,
gestiegene Lizenzkosten,
gestiegene Energie- oder Personalkosten,
neue gesetzliche oder regulatorische Anforderungen,
erhebliche Funktionserweiterungen oder
allgemeine Kostensteigerungen.

23.3 Ankündigung

Preisänderungen werden mindestens [sechs Wochen] vor Beginn des betroffenen Verlängerungszeitraums angekündigt.

Übersteigt die Erhöhung [z. B. zehn Prozent] gegenüber dem bisherigen Grundpreis, kann der Kunde den Vertrag bis zum Inkrafttreten der Änderung zum Änderungszeitpunkt kündigen, soweit nicht die Preisänderung ausschließlich auf einer Änderung gesetzlicher Steuern oder Abgaben beruht.

24. Vertragslaufzeit und ordentliche Kündigung

24.1 Tariflaufzeit

Die Vertragslaufzeit richtet sich nach dem gebuchten Tarif oder individuellen Angebot.

Mögliche Laufzeiten sind insbesondere:

monatliche Laufzeit,
jährliche Laufzeit oder
individuell vereinbarte Mindestlaufzeit.

24.2 Monatliche Verträge

Monatliche Verträge verlängern sich jeweils um einen weiteren Monat, wenn sie nicht mit einer Frist von [z. B. 14 Tagen] zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums gekündigt werden.

24.3 Jährliche Verträge

Jährliche Verträge verlängern sich jeweils um [weitere zwölf Monate / einen Monat], wenn sie nicht mit einer Frist von [z. B. einem Monat] zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt werden.

24.4 Individuelle Verträge

Bei individuell vereinbarten Verträgen gelten vorrangig die im Angebot oder Bestellformular geregelten Laufzeiten und Kündigungsfristen.

24.5 Kündigungsform

Kündigungen können mindestens in Textform erklärt werden, insbesondere per E-Mail an:

p.kleinehanding@km-digitalwerk.de

Eine Kündigung über eine im Kundenkonto bereitgestellte Funktion bleibt möglich.

24.6 Anbieterwechsel nach dem Data Act

Gesetzliche Rechte des Kunden zur Einleitung eines Anbieterwechsels, zur Übertragung exportierbarer Daten oder zur Entfernung exportierbarer Daten bleiben von den allgemeinen Laufzeit- und Kündigungsregelungen unberührt.

Die Einzelheiten ergeben sich aus Ziffer 26.

25. Außerordentliche Kündigung

25.1 Kündigung aus wichtigem Grund

Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

25.2 Wichtige Gründe für den Anbieter

Ein wichtiger Grund für den Anbieter kann insbesondere vorliegen, wenn der Kunde:

die Plattform schwerwiegend rechtswidrig nutzt,
Sicherheitsmaßnahmen gezielt umgeht,
fremde Daten unberechtigt abruft,
die Plattform zur Begehung von Straftaten nutzt,
erhebliche Zahlungsrückstände trotz Mahnung nicht ausgleicht,
wiederholt wesentliche Vertragspflichten verletzt,
falsche Angaben über seine Identität oder Unternehmereigenschaft macht oder
die technische Sicherheit der Plattform erheblich gefährdet.

25.3 Abmahnung und Fristsetzung

Beruht der wichtige Grund auf einer behebbaren Pflichtverletzung, ist grundsätzlich zunächst:

eine Abmahnung auszusprechen oder
eine angemessene Frist zur Abhilfe zu setzen.

Dies gilt nicht, wenn:

eine sofortige Beendigung aufgrund der Schwere des Verstoßes erforderlich ist,
die Abhilfe endgültig verweigert wird oder
besondere Umstände eine sofortige Kündigung rechtfertigen.

25.4 Vorübergehende Sperrung

Soweit eine vorübergehende Sperrung als milderes Mittel ausreicht, soll diese gegenüber einer außerordentlichen Kündigung bevorzugt werden.

26. Anbieterwechsel, Datenportabilität und Data Act

26.1 Wechselanfrage

Der Kunde kann den Anbieter in Textform darüber informieren, dass er:

zu einem anderen Datenverarbeitungsdienst wechseln,
auf eine eigene IT-Infrastruktur wechseln,
mehrere Dienste parallel nutzen oder
seine exportierbaren Daten bei Vertragsbeendigung löschen lassen möchte.

Die Mitteilung ist an p.kleinehanding@km-digitalwerk.de zu richten.

26.2 Ankündigungsfrist

Die Frist für die Einleitung des technischen Wechselprozesses beträgt höchstens zwei Monate ab Zugang der vollständigen Wechselanfrage, soweit keine kürzere Frist vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

26.3 Übergangszeitraum

Nach Ablauf der Ankündigungsfrist unterstützt der Anbieter den Wechsel grundsätzlich innerhalb eines Übergangszeitraums von höchstens 30 Kalendertagen.

Ist der Wechsel innerhalb dieses Zeitraums technisch nicht durchführbar, kann der Übergangszeitraum im gesetzlich zulässigen Umfang verlängert werden.

Der Anbieter wird den Kunden in diesem Fall:

rechtzeitig informieren,
die technische Undurchführbarkeit begründen und
einen angemessenen alternativen Übergangszeitraum mitteilen.

26.4 Mitwirkung des Kunden

Der Kunde muss rechtzeitig:

den gewünschten Zielanbieter oder die Zielinfrastruktur benennen,
erforderliche technische Informationen bereitstellen,
geeignete Ansprechpartner benennen,
erforderliche Zugangsdaten bereitstellen und
erforderliche Mitwirkungshandlungen durchführen.

Verzögerungen, die ausschließlich durch fehlende Mitwirkung des Kunden oder Zielanbieters entstehen, verlängern die betroffenen Fristen entsprechend.

26.5 Exportierbare Daten

Zu den exportierbaren Daten können, soweit technisch vorhanden und dem Kunden zuzuordnen, insbesondere gehören:

hochgeladene Originaldokumente,
E-Mail-Anhänge,
Stammdaten,
extrahierte Dokumentwerte,
Dokumentklassifizierungen,
Vorgangs- und Prozesszuordnungen,
Kommentare und Anmerkungen,
Freigabe- und Bearbeitungsstatus,
vom Kunden erstellte Konfigurationen,
erzeugte Berichte,
vom Kunden angelegte Benutzer- und Rollendaten,
kundenspezifische Metadaten sowie
sonstige Ein- und Ausgabedaten, die durch die Nutzung der Plattform erzeugt wurden.

26.6 Nicht exportierbare interne Daten

Nicht zu den exportierbaren Daten gehören grundsätzlich:

Quellcode,
Softwarebestandteile,
interne Algorithmen,
Modellgewichte,
allgemeine Trainingsdaten,
interne Sicherheitsinformationen,
interne Systemmetriken,
interne Betrugs- und Missbrauchserkennungsdaten,
interne Betriebs- und Diagnosedaten,
Geschäftsgeheimnisse des Anbieters sowie
Daten, deren Offenlegung Rechte anderer Kunden oder Dritter verletzen würde.

Solche Ausnahmen dürfen den Anbieterwechsel nicht unangemessen behindern.

26.7 Exportformat

Exportierbare Daten werden abhängig von der jeweiligen Datenart in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitgestellt.

Mögliche Formate sind insbesondere:

JSON,
CSV,
XML,
PDF,
ZIP und
die jeweiligen Originaldateiformate.

Vor Veröffentlichung dieser Bedingungen muss der Anbieter die tatsächlich unterstützten Exportformate verbindlich festlegen.

26.8 Schnittstellen

Soweit gesetzlich erforderlich und technisch anwendbar, stellt der Anbieter offene oder dokumentierte Schnittstellen zur Verfügung, um den Anbieterwechsel oder die parallele Nutzung anderer Dienste zu ermöglichen.

26.9 Abrufzeitraum

Nach Abschluss des Übergangszeitraums stellt der Anbieter die exportierbaren Daten für mindestens 30 Kalendertage zum Abruf bereit, sofern keine längere Frist vereinbart ist.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Daten innerhalb dieses Zeitraums vollständig abzurufen und zu sichern.

26.10 Löschung

Nach Ablauf des Abrufzeitraums löscht der Anbieter die unmittelbar vom Kunden erzeugten oder dem Kunden unmittelbar zuzuordnenden exportierbaren Daten, soweit:

der Wechsel erfolgreich abgeschlossen wurde,
keine längere Speicherung vereinbart wurde und
keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe entgegenstehen.

Daten in Sicherungskopien können bis zum Ablauf der üblichen Sicherungs- und Überschreibungszyklen verbleiben. Sie dürfen währenddessen grundsätzlich nicht mehr produktiv verarbeitet werden.

26.11 Wechselentgelte

Bis einschließlich 11. Januar 2027 dürfen Wechselentgelte ausschließlich erhoben werden, soweit und in der Höhe, in der sie gesetzlich zulässig sind.

Ab dem 12. Januar 2027 erhebt der Anbieter keine gesonderten Wechselentgelte für gesetzlich vorgeschriebene Wechselmaßnahmen.

Nicht als Wechselentgelte gelten laufende Standardvergütungen für die reguläre Nutzung des Dienstes sowie gesetzlich zulässige und verhältnismäßige Regelungen für eine vorzeitige Beendigung vereinbarter Festlaufzeiten.

26.12 Keine Übertragung der Software

Der Anbieterwechsel umfasst keine Übertragung:

der Plattform selbst,
des Quellcodes,
der KI-Modelle,
der allgemeinen Geschäftslogik,
anbietereigener Datenbanken oder
sonstiger Schutzrechte des Anbieters.

27. Speicherung, Export und Löschung

27.1 Speicherfrist während des Vertrags

Die Speicherfrist für Dokumente und Verarbeitungsdaten richtet sich nach dem gebuchten Tarif und der Leistungsbeschreibung.

Für die Plattform gilt folgende reguläre Speicherfrist:

[BEISPIEL: Originaldokumente werden grundsätzlich bis 30 Tage nach Abschluss des jeweiligen Geschäftsvorgangs gespeichert und anschließend gelöscht.]

Diese Angabe muss vor Veröffentlichung an die tatsächliche technische Umsetzung angepasst werden.

27.2 Verantwortung für Aufbewahrung

Die Plattform ist kein Ersatz für die gesetzlich erforderliche Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen, sofern keine revisionssichere Archivierung ausdrücklich vereinbart wurde.

Der Kunde muss Originalunterlagen und erforderliche Exporte eigenständig aufbewahren.

27.3 Export vor Vertragsende

Der Kunde soll seine benötigten Daten vor Vertragsende exportieren.

Der Anbieter stellt die vereinbarten Exportfunktionen bis zum Vertragsende und während des gesetzlichen oder vereinbarten Abrufzeitraums zur Verfügung.

27.4 Löschung nach Vertragsende

Nach Ablauf der vertraglichen und gesetzlichen Abruffristen darf der Anbieter Kundendaten löschen, soweit:

keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht,
keine offenen Rechtsstreitigkeiten eine weitere Speicherung erfordern und
keine anderweitige Vereinbarung getroffen wurde.

27.5 Wiederherstellung gelöschter Daten

Ein Anspruch auf Wiederherstellung gelöschter Daten besteht nur, wenn:

die Löschung vom Anbieter vertragswidrig verursacht wurde und
eine Wiederherstellung technisch mit angemessenem Aufwand möglich ist.

Eine Wiederherstellung aus Sicherungskopien kann kostenpflichtig sein, wenn der Kunde die Löschung oder den Datenverlust zu vertreten hat.

28. Rechte des Anbieters

Sämtliche Rechte an der Plattform und den hierfür entwickelten oder eingesetzten Bestandteilen verbleiben beim Anbieter oder seinen Lizenzgebern.

Hierzu gehören insbesondere Rechte an:

Software,
Quellcode,
Datenbankstrukturen,
Benutzeroberflächen,
Designs,
Marken,
Logos,
Dokumentationen,
Algorithmen,
Prompts und Prompt-Strukturen,
allgemeinen Extraktionsregeln,
KI-Modellen,
Modellanpassungen und
allgemeinem technischem Know-how.

Kundenspezifische Konfigurationen, Vorlagen oder Entwicklungen richten sich nach der jeweiligen individuellen Vereinbarung.

29. Feedback und Verbesserungsvorschläge

Der Kunde kann freiwillig Fehlerberichte, Verbesserungsvorschläge und sonstiges Feedback übermitteln.

Der Anbieter darf solches Feedback unentgeltlich für die Weiterentwicklung der Plattform verwenden, sofern:

keine vertraulichen Kundendaten offengelegt werden,
keine personenbezogenen Daten zweckwidrig verarbeitet werden und
keine abweichende Vereinbarung besteht.

Der Anbieter ist nicht verpflichtet, vorgeschlagene Funktionen umzusetzen.

30. Änderungen der Plattform

30.1 Zulässige Änderungen

Der Anbieter darf die Plattform ändern, wenn dies erforderlich ist aufgrund:

gesetzlicher oder regulatorischer Vorgaben,
Sicherheitsanforderungen,
technischer Weiterentwicklung,
Fehlerbehebung,
Änderungen von Drittanbieterleistungen,
Änderungen des Stands der Technik oder
Maßnahmen zur Stabilität und Skalierbarkeit.

30.2 Keine unangemessene Beeinträchtigung

Änderungen dürfen den vereinbarten Hauptleistungsumfang nicht unangemessen beeinträchtigen.

Der Anbieter darf einzelne Funktionen ersetzen, wenn die Ersatzfunktion für den vereinbarten Zweck im Wesentlichen gleichwertig ist.

30.3 Wesentliche Änderungen

Bei wesentlichen Änderungen wird der Anbieter den Kunden grundsätzlich rechtzeitig informieren.

Beeinträchtigt eine Änderung den vereinbarten Hauptleistungsumfang wesentlich und dauerhaft, kann der Kunde:

eine angemessene Abhilfe verlangen oder
den betroffenen Vertragsteil außerordentlich kündigen, wenn keine zumutbare Abhilfe angeboten wird.

30.4 Beta-Funktionen

Als Beta, Preview, Test oder experimentell gekennzeichnete Funktionen können:

unvollständig sein,
Fehler enthalten,
kurzfristig geändert werden und
ohne dauerhaften Anspruch eingestellt werden.

Beta-Funktionen dürfen nicht ohne zusätzliche Prüfung für geschäftskritische Prozesse verwendet werden.

31. Änderungen dieser Bedingungen

31.1 Sachliche Gründe

Der Anbieter darf diese Bedingungen für die Zukunft ändern, wenn ein sachlicher Grund besteht, insbesondere aufgrund:

geänderter Gesetze oder Rechtsprechung,
regulatorischer Vorgaben,
neuer oder geänderter Funktionen,
notwendiger Sicherheitsanpassungen,
Änderungen technischer Abläufe oder
der Schließung einer unvorhergesehenen Regelungslücke.

31.2 Grenzen des Änderungsrechts

Das Änderungsrecht berechtigt nicht dazu:

wesentliche Leistungspflichten beliebig zu reduzieren,
bereits entstandene Ansprüche rückwirkend zu beseitigen,
das vertragliche Gleichgewicht ohne sachlichen Grund erheblich zu verschieben oder
zwingende Rechte des Kunden auszuschließen.

31.3 Mitteilung

Wesentliche Änderungen werden dem Kunden mindestens [sechs Wochen] vor ihrem geplanten Inkrafttreten in Textform mitgeteilt.

31.4 Zustimmung

Änderungen, die:

Preise während einer laufenden Festlaufzeit erhöhen,
wesentliche Leistungen reduzieren,
Haftungsregelungen wesentlich verändern oder
neue, für den Kunden erhebliche Pflichten begründen,

bedürfen grundsätzlich einer ausdrücklichen Zustimmung oder gelten erst für einen neuen Verlängerungszeitraum.

31.5 Kündigungsrecht

Soweit eine Änderung den Kunden nicht nur unerheblich benachteiligt, erhält er ein Recht, den Vertrag vor Inkrafttreten der Änderung zum Änderungszeitpunkt zu kündigen.

32. Mängel und Leistungsstörungen

32.1 Mängelanzeige

Der Kunde muss erkennbare Störungen unverzüglich und möglichst konkret melden.

Die Meldung soll insbesondere enthalten:

betroffene Funktion,
Zeitpunkt,
Nutzerkonto,
betroffenen Vorgang,
Fehlermeldung,
reproduzierbare Schritte und
geeignete Bildschirmaufnahmen oder Protokolle.

Vertrauliche Inhalte sollen nur über vom Anbieter vorgesehene sichere Kommunikationswege übermittelt werden.

32.2 Fehlerbehebung

Der Anbieter wird ordnungsgemäß gemeldete reproduzierbare Fehler innerhalb eines unter Berücksichtigung von:

Schwere,
Auswirkungen,
Sicherheitsrelevanz,
technischer Komplexität und
gebuchtem Supportumfang

angemessenen Zeitraums bearbeiten.

32.3 Umgehungslösung

Der Anbieter kann einen Mangel auch durch eine zumutbare Umgehungslösung beheben, sofern der vereinbarte Zweck damit erreicht werden kann.

32.4 Kein Mangel

Kein Mangel liegt insbesondere vor, wenn eine Beeinträchtigung verursacht wird durch:

ungeeignete Ausgangsdokumente,
fehlerhafte Kundendaten,
nicht unterstützte Dateiformate,
kundenseitige Systeme,
nicht freigegebene Integrationen,
Bedienfehler,
vertragswidrige Nutzung oder
Störungen außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters.

32.5 KI-Ergebnis als solches

Ein einzelnes fehlerhaftes oder unvollständiges KI-Ergebnis stellt nicht automatisch einen technischen Mangel der Plattform dar.

Ein Mangel kann jedoch vorliegen, wenn die Plattform die ausdrücklich vereinbarte technische Beschaffenheit oder Funktionalität nicht erfüllt.

33. Haftung

33.1 Unbeschränkte Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt:

bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
bei schuldhafter Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
bei arglistigem Verschweigen eines Mangels,
bei ausdrücklich übernommenen Garantien im Umfang der Garantie,
bei ausdrücklich übernommenen Beschaffungsrisiken,
nach dem Produkthaftungsgesetz und
aufgrund sonstiger zwingender gesetzlicher Haftung.

33.2 Wesentliche Vertragspflichten

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet der Anbieter nur für den bei Vertragsschluss vorhersehbaren und vertragstypischen Schaden.

Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

33.3 Sonstige leichte Fahrlässigkeit

Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

33.4 Ungeprüfte Ausgabedaten

Unterlässt der Kunde die erforderliche menschliche Prüfung oder führt er diese nicht mit der gebotenen fachlichen Sorgfalt durch, haftet der Anbieter nicht für Schäden, soweit diese durch eine ordnungsgemäße Prüfung verhindert oder vermindert worden wären.

33.5 Datenverlust

Bei leicht fahrlässig verursachtem Datenverlust ist die Haftung auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei einer dem Risiko angemessenen Datensicherung und Exportpraxis entstanden wäre.

Dies gilt nicht, soweit die Datensicherung oder dauerhafte Archivierung ausdrücklich als Hauptleistung vereinbart wurde.

33.6 Haftungshöchstbetrag

Soweit gesetzlich zulässig und kein Fall der Ziffer 33.1 vorliegt, ist die Haftung des Anbieters bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten je Schadensereignis begrenzt auf:

[den Nettoauftragswert der letzten zwölf Monate / einen konkret festgelegten Betrag / einen angemessenen Versicherungsbetrag].

Für alle Schadensereignisse innerhalb eines Vertragsjahres ist die Haftung insgesamt begrenzt auf:

[das Zweifache des vorgenannten Betrags / einen konkret festgelegten Gesamtbetrag].

Die konkreten Haftungsgrenzen müssen anhand von:

Tarifpreisen,
typischen Auftragswerten,
möglichen Kundenschäden,
Versicherungsdeckung und
tatsächlichem Funktionsumfang

vor Veröffentlichung festgelegt werden.

33.7 Erfüllungsgehilfen

Die Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend zugunsten der Organe, gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter, Beauftragten und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

33.8 Ergänzende Haftungshinweise

Ergänzend gelten die separat einbezogenen Nutzungs-, Prüf- und Haftungshinweise.

Bei Widersprüchen gehen die Haftungsregelungen dieser Allgemeinen Nutzungs- und Geschäftsbedingungen vor.

34. Freistellung bei Rechtsverletzungen des Kunden

34.1 Freistellungsverpflichtung

Der Kunde stellt den Anbieter von berechtigten Ansprüchen Dritter frei, die daraus entstehen, dass der Kunde schuldhaft:

rechtswidrige Inhalte übermittelt,
Rechte Dritter verletzt,
personenbezogene Daten ohne ausreichende Rechtsgrundlage verarbeitet,
die Plattform vertragswidrig nutzt oder
gegen gesetzliche Pflichten verstößt.

34.2 Umfang

Die Freistellung umfasst erforderliche und angemessene Kosten der Rechtsverteidigung, soweit der Anbieter:

den Kunden unverzüglich über den Anspruch informiert,
keine Anerkenntnisse ohne Abstimmung abgibt und
dem Kunden angemessene Mitwirkungsmöglichkeiten bei der Verteidigung gewährt.

34.3 Verantwortungsanteil

Die Freistellung gilt nur in dem Umfang, in dem der Anspruch durch ein vom Kunden zu vertretendes Verhalten verursacht wurde.

35. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Leistungsausfälle, die durch ein außerhalb ihrer zumutbaren Kontrolle liegendes Ereignis verursacht werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

Naturkatastrophen,
Krieg,
Terroranschläge,
Pandemien,
großflächige Strom- oder Internetausfälle,
behördliche Maßnahmen,
Arbeitskämpfe außerhalb des eigenen Betriebs,
erhebliche Angriffe auf Internetinfrastruktur oder
Ausfälle zentraler Kommunikationsnetze.

Die betroffene Partei muss:

die andere Partei angemessen informieren,
zumutbare Maßnahmen zur Begrenzung der Auswirkungen treffen und
die Leistung nach Wegfall des Hindernisses wieder aufnehmen.

Dauert die erhebliche Beeinträchtigung länger als [30 oder 60 Tage], kann jede Partei den betroffenen Vertragsteil kündigen.

36. Aufrechnung und Zurückbehaltungsrechte

Der Kunde darf nur mit:

unbestrittenen,
rechtskräftig festgestellten oder
aus demselben Vertragsverhältnis stammenden entscheidungsreifen

Forderungen aufrechnen.

Zurückbehaltungsrechte können nur wegen Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis ausgeübt werden.

Zwingende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

37. Abtretung und Vertragsübertragung

Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus dem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen.

Die Zustimmung darf nicht unbillig verweigert werden.

Der Anbieter darf den Vertrag im Rahmen:

einer Gesamtrechtsnachfolge,
einer Unternehmensumwandlung,
eines Unternehmensverkaufs oder
einer Übertragung des betroffenen Geschäftsbereichs

auf ein verbundenes oder übernehmendes Unternehmen übertragen, sofern die berechtigten Interessen des Kunden nicht wesentlich beeinträchtigt werden.

38. Referenznennung

Der Anbieter darf den Namen, die Marke oder das Logo des Kunden nur dann öffentlich als Referenz verwenden, wenn der Kunde vorher zugestimmt hat.

Eine erteilte Zustimmung kann für die Zukunft widerrufen werden.

Abweichende individuelle Vereinbarungen bleiben möglich.

39. Kommunikation und Erklärungen

39.1 Textform

Vertragliche Erklärungen und Mitteilungen können grundsätzlich in Textform erfolgen, soweit keine strengere gesetzliche oder vertragliche Form vorgeschrieben ist.

39.2 Kontaktadressen

Mitteilungen des Anbieters können an die vom Kunden hinterlegten:

Administrator-E-Mail-Adressen,
Vertragskontakte oder
Rechnungsadressen

gesendet werden.

Der Kunde muss diese Angaben aktuell halten.

39.3 Zugang wichtiger Mitteilungen

Wichtige Mitteilungen über:

Sicherheitsvorfälle,
Vertragsänderungen,
Preisänderungen,
Kündigungen oder
wesentliche Leistungseinschränkungen

werden grundsätzlich per E-Mail oder über eine vergleichbar dauerhafte Kommunikationsform übermittelt.

Eine bloße Anzeige innerhalb der Plattform genügt nur für nicht wesentliche betriebliche Hinweise.

40. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

40.1 Deutsches Recht

Für den Vertrag gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss:

des UN-Kaufrechts und
kollisionsrechtlicher Vorschriften, die zur Anwendung eines anderen Rechts führen würden.

40.2 Gerichtsstand

Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag der Sitz des Anbieters.

Der Anbieter bleibt berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

40.3 Zwingende Gerichtsstände

Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

41. Schlussbestimmungen

41.1 Vollständigkeit

Der Vertrag einschließlich seiner wirksam einbezogenen Anlagen enthält die Vereinbarungen der Parteien über den Vertragsgegenstand.

Individuell ausgehandelte Vereinbarungen bleiben vorrangig.

41.2 Keine mündlichen Nebenabreden

Mündliche Nebenabreden bestehen nicht, sofern sie nicht nachweislich individuell getroffen wurden.

Individuelle Vereinbarungen können auch dann wirksam sein, wenn sie nicht der für Vertragsänderungen vorgesehenen Form entsprechen.

41.3 Unwirksame Bestimmungen

Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen ganz oder teilweise unwirksam oder nicht Vertragsbestandteil sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

An die Stelle der unwirksamen oder nicht einbezogenen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.

Eine automatische Reduzierung einer unwirksamen Klausel auf den gerade noch zulässigen Inhalt findet nicht statt.

41.4 Vertragslücken

Soweit eine echte Vertragslücke besteht, soll eine Regelung gelten, die dem wirtschaftlichen Zweck der Vereinbarung unter angemessener Berücksichtigung der Interessen beider Parteien am nächsten kommt.

41.5 Vertragssprache

Vertragssprache ist Deutsch.

Werden Übersetzungen bereitgestellt, dient die deutsche Fassung als maßgebliche Vertragsfassung, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

Anbieterinformationen

KM-Digitalwerk Gbr

GbR

Brookstr. 4

33449 Langenberg

Deutschland

Vertreten durch: Pascal Kleinehanding & Heinrich Mater

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE463546798

E-Mail: p.kleinehanding@km-digitalwerk.de

Telefon: 0157 33666382

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